Private virksomheder leverer jævnligt ydelser til offentlige myndigheder, offentligretlige organer og andre, der er underlagt udbudspligt. Disse virksomheder vil derfor jævnligt skulle deltage i udbudsforretninger og herunder indlevere ansøgning om prækvalifikation samt tilbud for at kunne opnå at indgå kontrakt med den pågældende ordregiver. På grund af udbudsrettens kompleksitet vil en tilbudsgiver, der ikke jævnligt deltager i udbudsforretninger, nemt kunne komme til at begå fejl i processen. Sådanne fejl vil ofte kunne medføre, at tilbudsgiveren enten slet ikke bliver prækvalificeret til at indlevere tilbud eller, at leverandørens tilbud i sidste ende bliver anset som ukonditionsmæssigt og dermed bliver afvist.
Prækvalifikation
Hvis et udbud indebærer ansøgning om prækvalifikation, vil der være opstillet en række krav til tilbudsgiverens egnethed, som tilbudsgiveren skal kunne bevise at leve op til for at blive prækvalificeret. Det er vigtigt, at tilbudsgiveren nøje sætter sig ind i præcis hvilke krav, der stilles og præcis, hvilken dokumentation der kræves, idet selv små fejl heri vil medføre, at ansøgning om prækvalifikation afvises. CLEMENS har stor erfaring i at identificere disse krav og bistår klienter i hele processen.
CLEMENS tilbyder i den forbindelse at bistå tilbudsgiverne med:
- At gennemgå udbudsmaterialet for nøje at identificere de krav, der skal opfyldes
- At udarbejde ansøgning om prækvalifikation
- At vurdere, hvorvidt afslag på prækvalifikation er korrekt
- At indgive klage til Klagenævnet for Udbud eller anlægge retssag
Afgivelse af tilbud
Som ved prækvalifikationsprocessen er det i tilbudsprocessen vigtigt, at tilbudsgiveren identificerer de præcise krav, som ordregiveren har stillet til indholdet af det tilbud, der skal afgives. Det gælder også for tilbudsafgivelsen, at selv små fejl i tilbuddet vil kunne medføre afvisning af tilbuddet. CLEMENS bistår ofte tilbudsgivere med at identificere disse krav samt at sikre, at tilbudsgiveren opfylder kravene ved tilbudsudarbejdelsen. Skal kontrakten tilbydes efter kriteriet ” det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, vil ordregiveren skulle foretage en evaluering af tilbuddet med henblik på tildeling af point. Udbudsbetingelserne vil i den situation typisk indeholde nogle meget detaljeret beskrevne pointmodeller. Det er vigtigt, at tilbudsgiveren har skarpt fokus herpå, idet det er anbefalelsesværdigt, at det tilbud, der afgives, forholder sig meget nøje til pointtildelingsmodellerne. Hos CLEMENS har vi stor erfaring i at sikre dette, og vi rådgiver jævnligt vores klienter herom.
CLEMENS tilbyder i den forbindelse at bistå tilbudsgiverne med:
- At gennemgå udbudsmaterialet for nøje at identificere de krav, der skal opfyldes
- At udarbejde og kvalitetssikre tilbud
- At vurdere, hvorvidt afslag på tilbud er korrekt
- At indgive klage til Klagenævnet for Udbud eller anlægge retssag
Modtog du afslag?
En ordregiver har pligt til at begrunde sit fravalg af dit tilbud hurtigst muligt efter sin beslutning herom. Erfaringsmæssigt sker det ofte, at ordregiverens begrundelse for fravalget ikke er fyldestgørende. Det kan derfor være svært for en tilbudsgiver at vurdere, hvorvidt der er mulighed for med held at klage til Klagenævnet for Udbud. Samtidig skal der typisk klages indenfor standstill-perioden, hvis tilbudsgiveren skal have mulighed for at få tildelt kontrakten. For at vurdere mulighederne under en klagesag vil der typisk være behov for at anmode om en supplerende begrundelse samt behov for at få aktindsigt i det tilbud, der er indleveret fra den tilbudsgiver, der umiddelbart har fået tildelt kontrakten.
CLEMENS har omfattende erfaring med at:
- Vurdere om den givne begrundelse er tilstrækkelig og i benægtende fald bede om en ny begrundelse
- Anmode om aktindsigt
- Foretage en vurdering af, hvorvidt den forbigåede tilbudsgiver har udsigt til at kunne få medhold i en klage til Klagenævnet for Udbud eller en retssag ved de ordinære domstole.