CLEMENS Advokatpartnerselskab

CVR-nr.: 32676561

Skt. Clemens Stræde 7

8000 Aarhus C

(herefter ”vi”, ”os” eller ”vores”) er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, som beskrevet nærmere i denne privatlivspolitik for CLEMENS.

Hvis du har spørgsmål til denne politik eller vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på databeskyttelse@clemenslaw.com.

2. Vi behandler dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger til forskellige formål, som du kan læse mere om i det følgende.

Vi behandler udelukkende personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne efterleve de formål, hvortil personoplysningerne er indsamlet, eller hvis det er nødvendigt for at overholde vores retlige forpligtelser.

2.1 Klienter

For at kunne levere vores advokatbistand til dig eller din virksomhed kan vi komme ud for at behandle følgende personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger, herunder navn, telefonnummer, adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b eller persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Alt afhængig af sagens karakter kan det være nødvendigt at behandle yderligere personoplysninger om dig. Dette kan fx være:

• Fortrolige oplysninger, herunder fx CPR-nummer, oplysninger om formueforhold, skatteoplysninger eller familiære forhold, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b, c eller f, og databeskyttelsesloven § 11, stk. 2.
• Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a, b, c og f, og databeskyttelsesloven § 8, stk. 3 og 4.
• Følsomme oplysninger, herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred eller seksuelle forhold eller orientering, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b eller f, og persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra a eller f.

Såfremt en konkret behandlingsaktivitet kræver samtykke, beder vi altid om dit forudgående samtykke til behandlingen af disse personoplysninger.

Vi videregiver udelukkende dine personoplysninger, når det er nødvendigt for at levere vores ydelse til vores klienter, eller hvis det følger af en retlig forpligtelse, der påhviler os som dataansvarlige. Vi kan blandt andet komme ud for at videregive dine personoplysninger til følgende overordnede kategorier af leverandører, samarbejdspartnere og databehandlere:

• Drifts- og softwareleverandører samt andre databehandlere
• Modparter i retssager eller øvrige udenretlige tvister
• Professionelle tredjeparter, herunder fx ejendomsmæglere, banker mv.
• Kreditvurderingsvirksomheder
• Offentlige myndigheder
• Øvrige underleverandører og samarbejdspartnere

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til de oplyste formål. Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i op til 10 år efter en sags og/eller klientforholdets afslutning, medmindre vi fortsat har et sagligt formål med at opbevare personoplysningerne.

2.2 Indsamling og opbevaring af legitimation til anti-hvidvask forpligtelser

Hvis vores bistand til dig eller din virksomhed er omfattet af hvidvaskloven, behandler vi følgende personoplysninger om dig for at overholde vores retlige forpligtelser efter hvidvaskloven:

• CPR-nummer, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og databeskyttelsesloven § 11, stk. 2.
• Dokumentation for identitetsoplysninger (kopi af pas eller kørekort), jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c.

Vi videregiver udelukkende dine personoplysninger, når det er nødvendigt for at levere vores ydelse til vores klienter, eller hvis det følger af en retlig forpligtelse, der påhviler os som dataansvarlige. Dine personoplysninger kan derfor blive videregivet til:

• Offentlige myndigheder

• Drifts- og softwareleverandører samt andre databehandlere

Vi opbevarer personoplysninger, der er indsamlet for at overholde vores retlige forpligtelser efter hvidvaskloven, i fem år efter klientforholdet er afsluttet, medmindre vi fortsat har et legitimt formål med at opbevare personoplysningerne.

2.3 Modparter

Hvis du er modpart, repræsentant eller på anden måde involveret i vores sager, behandler vi følgende personoplysninger om dig, når det er nødvendigt for at vi kan behandle sagen:

• Almindelige personoplysninger, herunder fx navn, kontaktoplysninger, stilling, relation i sagen og andre almindelige personoplysninger, behandles for at forfølge vores legitime interesser i at yde bistand til vores klient, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f. I visse tilfælde er vores behandling baseret på en retlig forpligtelse, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c.

Alt afhængig af sagens karakter kan det være nødvendigt at behandle yderligere personoplysninger om dig. Dette kan fx være:

• Fortrolige oplysninger, herunder fx CPR-nummer, oplysninger om formueforhold, skatteoplysninger eller familiære forhold, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b, c eller f, og databeskyttelsesloven § 11, stk. 2.
• Oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3 og 4.
• Følsomme oplysninger,herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred eller seksuelle forhold eller orientering,jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c og f og persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra f.

Vi videregiver udelukkende dine personoplysninger, når det er nødvendigt for at levere vores ydelse til vores klienter, eller hvis det følger af en retlig forpligtelse, der påhviler os som dataansvarlige. Vi kan fx komme ud for at videregive dine personoplysninger til følgende overordnede kategorier af leverandører, samarbejdspartnere og databehandlere:

• Drifts- og softwareleverandører samt andre databehandlere
• Klienten som vi repræsenterer i den pågældende sag
• Modparter i retssager eller øvrige udenretlige tvister
• Professionelle tredjeparter, herunder fx ejendomsmæglere, banker mv.
• Kreditvurderingsvirksomheder
• Offentlige myndigheder
• Øvrige underleverandører og samarbejdspartnere

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til de oplyste formål. Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i ti år efter en sags afslutning og/eller afslutning af det klientforhold, hvor du er modpart mv., medmindre vi fortsat har et sagligt formål med at opbevare personoplysningerne.

2.4 Whistleblowerindberetninger

Hvis du foretager en whistleblowerindberetning eller er navngivet i en whistleblowerindberetning foretaget af en tredjepart til en whistleblowerordning, der administreres af os, behandler vi de indberettede personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt for at kunne håndtere indberetningen. Personoplysningerne omfatter fx:

• Almindelige personoplysninger, herunder fx navn, stillingsbetegnelse, kontaktoplysninger, jf. whistleblowerlovens § 22 og persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og f.
• Oplysninger om strafbare forhold, jf. whistleblowerloven § 22 og databeskyttelsesloven § 8, stk. 3 og 4.
• Følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred eller seksuelle forhold eller orientering, jf. whistleblowerloven § 22 og persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c og f, samt persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra g.

Er der tale om indberetninger foretaget til en frivillig whistleblowerordning (der ikke kræves etableret i medfør af whistleblowerloven), sker behandlingen af angivne personoplysninger i medfør af persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og f. Hvis du har sendt os følsomme oplysninger, behandles disse i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g. Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold, er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4.

Hvis du er whistleblower og har foretaget en indberetning, videregiver vi udelukkende oplysninger om din identitet til din arbejdsgiver/selskabet, som whistleblowerordningen knytter sig til, hvis du har givet dit samtykke hertil eller i helt særlige tilfælde til relevante myndigheder, fx hvis det er nødvendigt i forbindelse med en politiefterforskning eller en retssag. Såfremt vi videregiver dine personoplysninger til relevante myndigheder, sker dette udelukkende, hvis vi er retligt forpligtet hertil, og du vil i videst muligt omfang blive underrettet herom.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til de oplyste formål. Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i op til ti år efter whistleblowersagen, medmindre vi fortsat har et sagligt formål med at opbevare personoplysningerne. Det kan fx være tilfældet, hvis fortsat opbevaring er påkrævet efter anden lovgivning, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan styrkes af senere indkomne indberetninger (sammenkædning).

2.5 Advokatundersøgelser

Hvis vi er antaget af en klient til at foretage en advokatundersøgelse med henblik på at afdække og redegøre for omfanget og karakteren af konkrete problematikker, kan vi komme ud for at behandle følgende personoplysninger om dig, hvis du er involveret i undersøgelsen:

• Almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig for at kunne forfølge klientens legitime interesse i afdækning af relevante forhold i undersøgelsen, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Alt afhængig af advokatundersøgelsens karakter kan det være nødvendigt at behandle yderligere personoplysninger om dig. Dette kan fx være:

• Oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3 og 4.
• Følsomme oplysninger, herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred eller seksuelle forhold eller orientering, når behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, og persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra f.

Vi videregiver udelukkende dine personoplysninger, når det er nødvendigt for at levere vores ydelse til vores klienter, eller hvis det følger af en retlig forpligtelse, der påhviler os som dataansvarlige. Dine personoplysninger kan fx blive videregivet til:

• Klienten på hvis vegne vi udfører advokatundersøgelsen
• Offentlige myndigheder
• Drifts- og softwareleverandører samt andre databehandlere

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til de oplyste formål. Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i op til ti år efter sagens og/eller klientforholdets afslutning, medmindre vi fortsat har et sagligt formål med at opbevare personoplysningerne.

2.6 Modtagere af nyhedsbreve

Når du tilmelder dig vores nyhedsservice, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke til direkte markedsføring. I den forbindelse behandler vi følgende personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger, herunder navn og e-mailadresse, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a, samt markedsføringslovens § 10.

I det omfang det er nødvendigt, videregiver vi dine personoplysninger til vores softwareleverandører og samarbejdspartnere.

Vi behandler dine personoplysninger, indtil du framelder dig modtagelsen af vores nyhedsbrev. Hvis fortsat opbevaring af dokumentation for samtykket konkret er nødvendigt med henblik på at afklare, om der måtte foreligge eller opstå en tvist vedrørende dit samtykke, kan vi opbevare dine personoplysninger, indtil dette er afklaret, jf. persondataforordningens art. 17, stk. 3, litra e.

2.7 Brugere af vores hjemmeside

Med henblik på at håndtere, udvikle og administrere vores hjemmeside(r), behandler vi personoplysninger om dig, hvis du giver samtykke til cookies.

Du kan læse mere om cookies i vores cookiepolitik. Alt afhængig af hvilke cookies du giver samtykke til, kan vi behandle følgende personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger som fx IP-adresse, hvilke sider du besøger på vores hjemmeside og andre digitale fodspor. Behandlingen sker på baggrund af dit samtykke, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

I det omfang du giver samtykke til tredjepartscookies, videregiver vi dine personoplysninger til disse tredjeparter. Du kan læse mere om tredjepartscookies i vores cookiepolitik. Herudover kan vi videregive dine oplysninger til relevante leverandører og samarbejdspartnere, herunder fx softwareleverandører, marketingbureauer og andre databehandlere.

Hvor længe vi behandler dine personoplysninger til disse formål afhænger af, hvilke cookies du giver samtykke til.

Du kan til enhver tid ændre dine samtykkeindstillinger eller trække dit samtykke tilbage og slette de cookies, du tidligere har givet samtykke til ved at følge vejledningen i vores cookiepolitik.

2.8 Jobansøgere

Med henblik på at kunne behandle ansøgningsmateriale, som vi modtager uopfordret eller i forbindelse med et stillingsopslag, behandler vi følgende overordnede kategorier af personoplysninger:

• Almindelige personoplysninger, som vi modtager fra dig i forbindelse med din ansøgning, herunder fx navn, kontaktoplysninger, jobhistorik, uddannelse, kompetencer, foto mv., jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b og persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
• Almindelige personoplysninger, som vi indsamler fra offentlige tilgængelige medier, herunder fx LinkedIn, Facebook mv., jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b og persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
• Almindelige personoplysninger, som vi indsamler fra dine referencer eller offentlige myndigheder, hvis du har givet samtykke til dette, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Alt afhængig af hvilke personoplysninger du har oplyst i dit ansøgningsmateriale uden opfordring, betragter vi din fremsendelse af ansøgningsmaterialet som dit samtykke til behandlingen af disse oplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Det kan fx være følgende kategorier af personoplysninger:

• Fortrolige personoplysninger, herunder fx CPR-nummer, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 2.
• Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser,jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3 og 4.
• Følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred eller seksuelle forhold eller orientering, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a og f samt persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra a.

I det omfang det er nødvendigt for at gennemføre rekrutteringsprocessen, kan vi komme ud for at videregive dine personoplysninger til rekrutteringskonsulenter, softwareleverandører eller andre databehandlere.

Vi opbevarer dit ansøgningsmateriale, indtil rekrutteringsperioden er afsluttet (opfordrede ansøgninger). I nogle tilfælde beder vi om dit samtykke til at opbevare din ansøgning i en periode på 6-12 måneder (opfordrede og uopfordrede ansøgninger). Såfremt du i sådanne tilfælde giver dit samtykke, opbevarer vi din ansøgning i den periode, du har givet samtykke til.

Under særlige omstændigheder kan vi gemme dine personoplysninger i en længere periode, hvis vi vurderer, at det er nødvendigt for at kunne forsvare os mod et eventuelt retskrav, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c.

2.9 Øvrige personer og behandlingsaktiviteter

Med henblik på at håndtere virksomhedens drift behandler vi følgende overordnede kategorier af personoplysninger om kontaktpersoner hos vores samarbejdspartnere og leverandører:

• Almindelige personoplysninger som fx navn, kontaktoplysninger og andre CRM-relaterede personoplysninger, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f og persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c.

I det omfang det er nødvendigt for virksomhedens drift, videregiver vi sådanne personoplysninger til samarbejdspartnere, leverandører mv., herunder fx softwareleverandører, fragtfirmaer og revisorer.

Vi opbevarer som udgangspunkt ovennævnte personoplysninger, så længe kundeforholdet eller samarbejdet består, eller indtil den pågældende kontaktperson ikke længere er ansat hos vores leverandør, kunde mv. Personoplysninger, som er registreret i forbindelse med salg, levering, fakturering mv., opbevares i fem år efter udgangen af det pågældende regnskabsår i medfør af bogføringsloven.

Hvis du har deltaget i et kursus eller lignende hos os, behandler vi følgende kategorier af personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at forfølge dine og vores legitime interesser i kurset:

• Almindelige personoplysninger, herunder fx navn, kontaktoplysninger og stilling, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

I det omfang det er nødvendigt, videregiver vi dine personoplysninger til vores softwareleverandører og samarbejdspartnere.

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i tre år, medmindre forholdene konkret nødvendiggør længere opbevaring.

I forbindelse med arrangementer mv. kan vi i særlige tilfælde tage situationsbilleder med henblik på at offentliggøre disse på vores hjemmeside og sociale medier, hvorved vi behandler følgende kategorier af personoplysninger:

• Almindelige personoplysninger, herunder stemningsbilleder, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

I den forbindelse gør vi en stor indsats for, at de personer, som er på billederne, ikke føler sig udstillet eller krænket.

Såfremt vi offentliggør sådanne situationsbilleder af dig, har du ret til at gøre indsigelse, og vi vil i sådanne tilfælde altid gøre, hvad vi kan for at fjerne billeder/opslag. Du kan gøre indsigelse ved at henvende dig på kontaktoplysningerne nævnt under pkt. 1.

Er der tale om portrætlignende billeder, spørger vi selvfølgelig om lov til at tage billedet i den konkrete situation. I sådanne situationer vil behandlingen og offentliggørelsen af billederne i stedet ske på baggrund af dit samtykke hertil, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Såfremt behandlingen og offentliggørelsen af materialet kræver samtykke fra dig, beder vi på tidspunktet for indsamlingen om samtykke til behandlingen af sådanne oplysninger.

Vi kan videregive personoplysningerne til følgende modtagere:

• LinkedIn
• Softwareleverandører og andre databehandlere

Vi behandler og offentliggør billed- og videomateriale i fem år. Opbevaringsperioden kan dog være kortere i konkrete tilfælde, bl.a. i forbindelse med at samtykket trækkes tilbage eller som følge af, at vi imødekommer en indsigelse mod behandlingen af billederne.

3. Hvis du ønsker at trække et samtykke tilbage

Hvis vi behandler dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os som angivet ovenfor under pkt. 1 eller følge vejledningen på vores hjemmeside, i nyhedsbreve mv.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, skal du være opmærksom på, at det ikke har betydning for lovligheden af vores behandling frem til tidspunktet, hvor du trækker samtykket tilbage, og at vi i særlige tilfælde kan være berettigede til fortsat at behandle dine personoplysninger, fx for at kunne forsvare os mod et eventuelt retskrav.

4 Overførsel af personoplysninger til tredjelande

I det omfang det er nødvendigt for at kunne efterleve formålene med behandlingen af dine personoplysninger, kan vi komme ud for at overføre personoplysninger til internationale organisationer eller virksomheder, som er etableret i lande uden for EU/EØS. Vi foretager udelukkende sådanne overførsler, hvis vi har et tilstrækkelig lovgrundlag herfor, herunder fx:

• Hvis EU-Kommissionen har vurderet, at sikkerheden i det pågældende tredjeland er tilstrækkelig i overensstemmelse med persondataforordningens art. 45,
• Hvis der i øvrigt foreligger fornødne garantier for sikkerheden, herunder fx ved indgåelse af EU-Kommissionens standardkontrakter i overensstemmelse med persondataforordningens art. 46, eller
• Hvis en eller flere af undtagelserne i persondataforordningens art. 49 finder anvendelse.

5 Dine rettigheder

Når vi behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder over for os. Hvis du ønsker at gøre brug af disse rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte os som beskrevet ovenfor under pkt. 1.

• Indsigt. Du har ret til at få indsigt i og kopi af de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Berigtigelse. Hvis vi har registreret forkerte personoplysninger om dig, har du som udgangspunkt ret til at få sådanne urigtige personoplysninger om dig rettet.
• Sletning. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Begrænsning af behandling. I særlige tilfælde har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset til opbevaring.
• Indsigelse. I særlige tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
• Dataportabilitet. I særlige tilfælde har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

6 Klagemuligheder

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Vi håber dog, at du altid vil kontakte os først, så vi kan finde en fornuftig løsning. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.