Offentlige myndigheder og såkaldte offentligretlige organer, hvorunder blandt andet hører almennyttige boligorganisationer, vil før eller siden komme i berøring med udbudsreglerne. Det er vores erfaring, at det bedste resultat og den sikreste udbudsproces opnås, hvis vi inddrages som rådgivere allerede fra et tidligt stadie i udbudsprocessen.
Ved et udbud kan vi blandt andet rådgive ordregiverne ved at:
- Vurdere, hvorvidt der består udbudspligt
- Hjælpe med at vælge udbudsform samt at planlægge udbudsprocessen
- Rådgive om, hvilke krav til prækvalifikation og udvælgelseskriterier, der vil være relevante
- Udarbejde udbudsmaterialet – herunder udbudsbekendtgørelse, udbudsbetingelser og kontraktmateriale
- Udforme tildelingskriterierne og modeller for pointtildeling
- Foretage tilbudsevaluering og pointtildeling samt forestå kontraktindgåelsen
Er der udbudspligt?
Hvorvidt der er udbudspligt, vil blandt andet afhænge af, om indkøberen betragtes som en ordregivende myndighed omfattet af udbudsreglerne, om den ydelse, der skal indkøbes, er omfattet af udbudslovgivningen, og om kontraktens værdi overskrider de såkaldte tærskelværdier. Det kan volde betydelig vanskelighed at vurdere alle 3 kriterier. CLEMENS´ udbudsadvokater har stor erfaring i denne opgave og sørger for, at der skabes størst mulig klarhed om spørgsmålet, før der træffes beslutning om indkøbet.
Hvilken udbudsform?
For ordregiver vil der typisk bestå en række forskellige muligheder for valg af udbudsform. Det afhænger dog af de nærmere omstændigheder, hvor mange valgmuligheder ordregiveren har. Ved valget af udbudsform er det vigtigt at tage højde for, hvilken type af ydelse der skal indkøbes. Visse standardiserede ydelser kan typisk med fordel købes ind under anvendelse af én udbudsform, mens mere komplekse ydelser typisk vil kræve indkøb under anvendelse af en anden udbudsform.
Udvælgelseskriterier
Udvælgelseskriterierne er de krav, som en tilbudsgiver vil skulle leve op til i forhold til at kunne betragtes som værende egnet til at indgå og gennemføre kontrakten. Det er vigtigt, at der udvises omhu ved beslutningen om valg af udvælgelseskriterier, idet disse vil være afgørende for, hvilke tilbudsgivere der i sidste ende får lov til at indlevere et tilbud.
CLEMENS rådgiver i den forbindelse om:
- Hvorvidt et udbud med prækvalifikation vil være nødvendigt og/eller velegnet for det pågældende indkøb
- Hvilke udvælgelseskriterier, der nærmere bør bringes i anvendelse
Tildelingskriterierne
Når en kontrakt skal tildeles, kan dette ske enten på baggrund af kriteriet ”laveste pris” eller kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Hvis man anvender kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, kræver det, at ordregiveren i udbudsmaterialet oplyser, hvilke underkriterier ordregiveren vil lægge vægt på. Samtidig skal ordregiveren som udgangspunkt angive, hvorledes underkriterierne vægtes. I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialets beskrivelse af tildelingskriterierne er det ligeledes vigtigt, at der beskrives en klar og entydig model for, hvordan ordregiveren vil tildele de enkelte tilbud point.
CLEMENS bistår med:
- Udformning af udbudsbekendtgørelsen
- Udformning af udbudsbetingelserne
- Udformning af tildelingskriterierne
- Udformning af pointtildelingsmodel
Tildeling af kontrakt
For at en ordregiver kan tildele en kontrakt, skal ordregiveren foretage en tilbundsgående vurdering af de indkomne tilbud. Dette indebærer for det første, at ordregiveren skal vurdere, hvorvidt de indleverede tilbud er konditionsmæssige. Denne vurdering kan være vanskelig, idet der kan være forhold, som skal betragtes som forbehold eller som sideordnede tilbud og alt efter, hvordan udbudsbetingelserne er formuleret, vil sådanne forbehold og sideordnede tilbud ikke være tilladelige. Dernæst skal ordregiveren vurdere de konditionsmæssige tilbud i forhold til de beskrevne tildelingskriterier, og i den forbindelse skal der udarbejdes en evalueringsrapport, således at ordregiveren til enhver tid kan dokumentere, hvordan man har foretaget pointtildeling i forhold til de konkrete tilbud.
Under denne fase kan CLEMENS bistå ordregiveren med:
- Vurdering af konditionsmæssighed
- Udarbejdelse af evalueringsrapport
- Vurdering/evaluering af tilbuddene
- Udarbejdelse af tildelings- og afslagsskrivelser
Kontraktindgåelse
Når der er foretaget tildeling, skal ordregiveren indgå kontrakt.
CLEMENS tilbyder i den forbindelse at:
- Forestå kontraktudarbejdelsen
- Sikre dokumenthåndtering
Klage og aktindsigtsbegæring
Det sker jævnligt, at en forbigået tilbudsgiver ønsker aktindsigt og/eller indleverer klage til Klagenævnet for Udbud.
CLEMENS kan i den forbindelse:
- Bistå med at vurdere, hvorvidt en forbigået tilbudsgiver skal have helt eller delvist medhold i sin begæring om aktindsigt
- Vurdere, hvorvidt der kan være begået fejl i udbudsprocessen, som bør medføre, at udbuddet annulleres
- Bistå ordregiveren hele vejen igennem sagsforløbet under en klagesag ved Klagenævnet for Udbud
- Om nødvendigt efterfølgende føre retssag ved domstolene om klagen