Whistleblowerens anonymitet og muligheden for at videregive oplysninger fra indberetninger
Det følger af whistleblowerloven, at arbejdsgiverens interne whistleblowerordning skal sikre en whistleblowers fortrolighed.
Med henblik på at håndtere whistleblowerordningen og sikre whistleblowerens fortrolighed skal arbejdsgiveren udpege en whistleblowerenhed til at varetage whistleblowerordningen og eventuelle indberetninger.
Læs mere om whistleblowerenheden her.
Whistleblowerenheden skal således – med få undtagelser – sikre, at whistleblowerens identitet forbliver fortrolig og kun deles med arbejdsgiveren eller andre tredjepersoner, hvis whistlebloweren har givet tilladelse hertil.
Eventuelle andre involverede personer, som fx er nævnt i en indberetning, skal som udgangspunkt have adgang til de oplysninger i indberetningen, der vedrører vedkommende.
Krav om fortrolighed og tavshedspligt
Whistleblowerenheden er – uanset om denne sammensat af medarbejderen eller eksterne – underlagt en særlig tavshedspligt for så vidt angår oplysninger om whistleblowerens identitet og de oplysninger, der indgår i indberetningerne.
Whistleblowerenhedens tavshedspligt og videregivelse af oplysningerer begrænset til oplysninger om whistleblowerens identitet og de oplysninger, der indgår i en indberetning. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, således ikke være omfattet af tavshedspligten.
Den særlige tavshedspligt gælder også for personer uden for whistleblowerenheden, der får kendskab til whistleblowerens identitet som led i en lovlig videregivelse.
Whistleblowerenheden, samt øvrige personer, der i forbindelse med lovlig videregivelse får kendskab til whistleblowerens identitet eller oplysninger der indgår i en indberetning, kan straffes personligt med en bøde, hvis de forsætligt eller groft uagtsomt tilsidesætter tavshedspligten.
Såfremt arbejdsgiveren agter at udpege en eller flere medarbejdere som whistleblowerenhed, bør disse medarbejdere gøres tydeligt opmærksomme på den særlige tavshedspligt, ligesom arbejdsgiveren bør stille uddannelse til rådighed for disse medarbejdere, således at de er tilstrækkeligt klædt på til at håndtere whistleblowerordningen og eventuelle indberetninger hertil.
Hvornår kan oplysninger om whistlebloweren videregives?
Kun i særlige tilfælde kan whistleblowerenheden videregive oplysninger, der gør det muligt at identificere, hvem whistlebloweren er. Om en bestemt oplysning eller beskrivelse af et hændelsesforløb medfører, at en whistleblower er eller kan risikere at blive identificeret, skal altid vurderes på baggrund af de konkrete omstændigheder, herunder den sammenhæng, oplysningerne indgår i, og hvem oplysningerne videregives til.
Videregivelse af såvel konkrete oplysninger som navn, adresse og telefonnummer, som mere generelle oplysninger og beskrivelse af konkrete hændelsesforløb kan medføre, at modtageren af oplysningerne kan identificere whistlebloweren.
Kun i særlige tilfælde kan whistleblowerenheden videregive oplysninger, der gør det muligt at identificere, hvem whistlebloweren er. Om en bestemt oplysning eller beskrivelse af et hændelsesforløb medfører, at en whistleblower er eller kan risikere at blive identificeret, skal altid vurderes på baggrund af de konkrete omstændigheder, herunder den sammenhæng, oplysningerne indgår i, og hvem oplysningerne videregives til.
Videregivelse af såvel konkrete oplysninger som navn, adresse og telefonnummer, som mere generelle oplysninger og beskrivelse af konkrete hændelsesforløb kan medføre, at modtageren af oplysningerne kan identificere whistlebloweren.
Eksempelvis kan oplysninger om fx vedkommendes stillingsbetegnelse, leder eller andre organisatoriske oplysninger medføre, at whistlebloweren kan identificeres, hvis whistlebloweren bestrider en stilling, hvoraf vedkommendes identitet kan udledes.
Herudover vil oplysninger om konkrete hændelsesforløb, som kun få har været involveret i, kunne medføre, at whistlebloweren kan identificeres ved videregivelse af oplysningerne.
Da det er den udpegede whistleblowerenhed, der skal håndtere indberetninger, kan oplysninger om whistleblowerens identitet frit videregives til medarbejdere inden for arbejdspladsens whistleblowerenhed.
Såfremt arbejdsgiveren har valgt, at whistleblowerordningen skal administreres af en tredjepart (fx en advokat, et moderselskab eller lignende), skal arbejdsgiveren tage stilling til, om denne tredjepart skal udgøre whistleblowerenheden alene eller i fællesskab med udvalgte medarbejdere i virksomheden, således at det er tydeligt for såvel whistleblowerenheden som medarbejderne, hvilke personer der udgør whistleblowerenheden og dermed er bekendt med vedkommendes identitet og oplysninger om whistleblowerindberetningen.
Whistleblowerenheden kan i særlige tilfælde videregive oplysninger om whistleblowerens identitet til relevante myndigheder som fx politiet eller Finanstilsynet, når videregivelsen sker for at imødegå overtrædelser eller med henblik på at sikre de berørte personers ret til et forsvar. I sådanne tilfælde kan videregivelse ske uden whistleblowerens samtykke, men whistlebloweren skal som udgangspunkt underrettes om, at der sket videregivelse.
Endelig kan videregivelse ske, hvis whistlebloweren giver sit samtykke til videregivelsen.
CLEMENS’ Whistleblowerordning
Har du spørgsmål til artiklen “Tavshedspligt og videregivelse af oplysninger”, eller har din virksomhed endnu ikke fået etableret en intern whistleblowerordningen, så tag endelig fat i CLEMENS’ whistleblowerteam.
CLEMENS’ whistleblowerordning er brugervenlig, fleksibel og hurtig at etablere. Med en effektiv og sikker håndtering af indberetninger sætter CLEMENS’ whistleblowerordning jer i stand til både hurtigt og diskret at få rettet op på uønskede forhold samt at forhindre potentielle økonomiske tab.
Når du vælger CLEMENS’ whistleblowerordning, slipper du for at bekymre dig om flere komplicerede regler, der kræver uddannelse af medarbejdere, et administrativt set-up og unødigt brug af interne ressourcer, ligesom du sikrer, at alle indberetninger bliver håndteret juridisk korrekt og rapporteret hurtigt og effektivt tilbage til virksomheden.
Du kan læse mere om CLEMENS’ whistleblowerordning her.
