Den 1. juli 2015 blev der indført nye regler om obligatoriske ind- og fraflytningssyn. Det er efterhånden ved at være nogle år siden, men selvom reglerne har eksisteret i en periode, og udlejerne har haft god tid til at gøre sig bekendt med reglerne, er der desværre udlejere, der falder i nogle af de faldgruber, som reglerne rummer.
Er din lejekontrakt indgået efter den 1. juli 2015, kan udlejer, jf. lejelovens § 98, kun kræve en “normalistandsættelse”, når du fraflytter et lejemål. En normalistandsættelse er nødvendig hvidtning, maling og tapetsering samt maling af træ og jern.
Er din lejekontrakt indgået før 1. juli 2015, kan udlejer kræve, at du afleverer lejemålet nyistandsat, hvis lejemålet var nyistandsat, da du flyttede ind. Det vil sige, at du skal betale for istandsættelse af alt fra gulve og vægge til køkken og bad, så det fremstår nyt.
Konsekvenser af manglende overholdelse
Grunden til, at udlejere skal være meget opmærksomme på reglerne om ind- og fraflytningssyn, er, at det kan have meget store konsekvenser for udlejeren, hvis reglerne ikke overholdes.
Således kan udlejeren miste sin ret til at fremsætte krav om almindelig istandsættelse ved lejers fraflytning, hvis udlejeren ikke har afholdt ind- og/eller fraflytningssyn, indkaldt lejeren hertil, udarbejdet ind- og/eller fraflytningsrapport og udleveret rapporten til lejeren. Udlejeren bør derfor sikre sig det fornødne bevis for, at reglerne overholdes, hvilket kan gøres ved at sende meddelelserne til lejer med såvel almindelig som rekommanderet post og med afleveringsattest.
Dermed må udlejer selv betale for at fjerne sporene efter slid og ælde, der enten følger af den pligt, lejeren efter lejeaftalen har til at vedligeholde dele af det lejede, eller krav, der følger af lejerens pligt efter loven til at vedligeholde låse og nøgler.
Krav der udspringer af lejerens misligholdelse af lejemålet, hvilket er tilfældet, hvis det lejede er forringet eller skadet på grund af lejers fejlagtige brug, fejlagtige vedligeholdelse eller uforsvarlig adfærd, fortabes dog ikke som følge af udlejerens manglende iagttagelse af reglerne om indflytningssyn.
Indflytningssyn – Hvad gør udlejer når en lejer flytter ind?
Idéen med indflytningssynet er at få fastlagt og dokumenteret lejemålets stand på indflytningstidspunktet, så parterne ikke på et langt senere tidspunkt skal forsøge at bevise lejemålets stand på indflytningstidspunktet.
Dokumentation
For at sikre dokumentation for det lejedes stand ved indflytning skal udlejeren efter de nye regler i lejelovens § 9 afholde indflytningssyn og udarbejde indflytningsrapport i lejeforhold om beboelseslejligheder.
Hvilke udlejere er omfattet?
Alle udlejere, der på tidspunktet for lejeforholdets begyndelse udlejer to eller flere beboelseslejligheder, skal gennemføre et indflytningssyn, og derfor er en meget stor andel af udlejereomfattet af reglerne. Ved beboelseslejligheder forstås alle private udlejningsboliger, hvor lejeren har eget køkken. Udlejere af enkeltværelser har således ikke pligt til at afholde indflytningssyn.
Udlejere, der kun udlejer én beboelseslejlighed, herunder ejere af en enkelt ejer- eller andelsbolig, har ikke pligt til at afholde indflytningssyn.
Indflytningssynet
Formålet med indflytningssynet er, at parterne sammen vurderer lejemålets stand ved lejerens indflytning. Det betyder dog ikke, at udlejer og lejer skal være enige om lejemålets stand.
For at der kan gennemføres et indflytningssyn, skal der naturligvis ske en indkaldelse. Der er ingen formkrav til, hvordan udlejer indkalder lejeren til indflytningssynet modsat indkaldelsen til fraflytningssynet. Udlejer kan således indkalde til indflytningssynet per telefon, sms, brev eller e-mail. Udlejeren bør dog for en sikkerheds skyld sikre sig bevis for, at lejeren er indkaldt til synet, da udlejer har bevisbyrden herfor, hvis der opstår en tvist med lejeren.
Det nøjagtige tidspunkt for afholdelsen af indflytningssynet skal aftales i forbindelse med indflytningen. Synet bør foretages, inden lejeren er flyttet ind, så alle flader er synlige og kan gennemgås.
Indflytningsrapporten
Der gælder ikke nogen formkrav til indflytningsrapporten, og udlejer kan udforme fraflytningsrapporten, som denne vil. Det afgørende er, at man får forholdt sig til standen af alle væsentlige dele af lejemålet. Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har dog udarbejdet en blanket til brug for indflytningsrapporten, der kan bruges. Det er dog ikke et krav, at denne bruges, og rapporten kan også være en håndskrevet lap papir.
Rapporten skal udleveres under synet, enten som et fysisk eksemplar eller digitalt. Udleveres rapporten digitalt, kan udlejer fx udlevere synsrapporten til lejeren ved at sende en kopi af indflytningsrapporten til lejerens mobiltelefon eller lignende, hvorefter lejeren under synet kvitterer for modtagelsen, fx i en svarmail.
Møder lejeren ikke op til synet, eller vil lejeren ikke kvittere for modtagelsen af rapporten, skal udlejeren sende rapporten til lejeren senest 2 uger efter synet. Udlejeren kan sende rapporten til lejeren per e-mail, hvis parterne har indgået en aftale om digital kommunikation, eller lejemålet er indgået efter den 1. januar 2018, hvorved digital kommunikation som udgangspunkt vil være tilladt i lejeforholdet.
Indflytningsrapporten fastslår ikke bindende for parterne lejemålets stand ved indflytningen, og er lejeren uenig i indflytningsrapporten, må lejeren inden 2 uger efter lejeforholdets begyndelse gøre indsigelse overfor udlejeren. Kan lejeren ved fraflytningen dokumentere, at lejemålet er overtaget i en anden stand, end hvad der fremgår af indflytningsrapporten, ses der også bort fra indflytningsrapporten.
Fraflytningssynet – Hvad gør udlejer når en lejer flytter ud?
Formålet med fraflytningssynet er at sikre dokumentation for lejemålets stand ved fraflytning, således at lejerens istandsættelsespligt kan fastslås ved en sammenligning af ind- og fraflytningsrapporten.
Hvem har pligt til at afholde fraflytningssyn?
Pligten til at gennemføre et fraflytningssyn gælder for udlejere, der udlejer mere en end én beboelseslejlighed på det tidspunkt, hvor fraflytningssynet afholdes. Dette indebærer, at ændringer i antallet af beboelseslejligheder, som udlejes af udlejeren, kan medføre, at pligten til at afholde fraflytningssyn opstår henholdsvis bortfalder.
Gennemførelsen af fraflytningssynet
Indkaldelse
I praksis er det navnlig overholdelsen af reglerne for indkaldelsen til fraflytningssynet, der volder udlejere problemer.
Udlejeren skal skriftligt indkalde lejer til et fraflytningssyn med mindst 1 uges varsel, og således at fraflytningssynet kan gennemføres senest 2 uger efter lejerens fraflytning. Det efterlader et relativt lille tidsrum, hvor fraflytningssynet kan gennemføres, hvis indkaldelsen først sendes, når lejeren er fraflyttet, navnlig når det tages i betragtning, at man ikke kan være sikker på, at ens brev kommer frem med dags varsel, selvom det sendes med quick-post.
Derfor er det hensigtsmæssigt at indkalde til fraflytningssynet samtidig med, at man bekræfter modtagelsen af lejerens opsigelse. Vælger man denne fremgangsmåde, skal man dog være opmærksom på, at fraflytningssynet skal afholdes senest 2 uger efter lejemålet er fraflyttet, hvilket som tommelfingerregel vil være den dag, lejeren afleverer nøglerne til lejemålet. Fraflytter lejeren før tid, kan det derfor blive nødvendigt at sende en ny indkaldelse til lejeren.
Ofte bliver der ikke sendt en skriftlig indkaldelse til fraflytningssynet, der blot aftales uformelt per telefon, sms eller lignende, hvilket ikke opfylder lejelovens krav.
Deltager lejeren i fraflytningssynet, medfører udlejers manglende iagttagelse af reglerne om skriftlighed og kravet om en uges varsel ved indkaldelse til fraflytningssynet ikke, at udlejer mister sit istandsættelseskrav, hvilket skyldes, at lejeren, der deltager i fraflytningssynet, har mulighed for at varetage sine interesser ved synet. Bliver lejeren derimod væk fra synet, vil udlejer med overvejende sandsynlighed miste sit istandsættelseskrav.
Fraflytningssyn
Udlejeren skal syne beboelseslejligheden senest 2 uger efter, at udlejeren er blevet bekendt med, at fraflytning har fundet sted. Dette tidspunkt vil typisk være, når lejeren afleverer nøglerne, og lejeren ikke længere kan disponere over lejemålet.
Er lejeren behørigt indkaldt til synet, men møder lejeren ikke frem, kan udlejeren gennemføre synet uden lejerens medvirken.
Fraflytningssynet foregår ved, at udlejeren sammen med den fraflyttende lejer gennemgår lejemålet og registrerer, om der er mangler pga. manglende vedligeholdelse eller misligholdelse, der skal udbedres enten for udlejerens eller lejerens regning. Det er lejlighedens samlede stand, som skal registreres. Synet bør først gennemføres, når lejemålet er ryddet, for at fastlægge lejemålets stand bedst muligt.
Lejeren vil som hidtil kunne inddrage beboerrepræsentationen på eget initiativ og på den måde drage fordel af beboerrepræsentationens kendskab til ejendommen og dens drift.
Fraflytningsrapport
I fraflytningsrapporten skal alle væsentlige forhold ved lejemålet, som konstateres på fraflytningssynet, registreres. Fraflytningsrapporten skal ikke være udformet på en bestemt måde.
Rapporten bør på klar og utvetydig måde bibringe lejeren en forståelse af, hvilke istandsættelsesarbejder udlejeren påtænker at rejse krav om, herunder arten af arbejder, og hvor i det lejede de pågældende arbejder skal udføres.
En generel bemærkning om, at lejemålet fremtræder misligholdt, og at istandsættelse skal ske for lejers regning, er således ikke tilstrækkelig. Er fraflytningsrapporten ikke tilstrækkelig klar, risikerer udlejeren at miste sine krav på istandsættelse ved fraflytning, da udlejer dermed ikke lever op til kravene til behørig reklamation indenfor de angivne frister.
Udlevering af fraflytningsrapporten
Møder lejeren frem til fraflytningssynet, skal fraflytningsrapporten udleveres i en fysisk kopi. Er der aftalt digital kommunikation, eller er lejemålet indgået efter den 1. januar 2018, kan fraflytningsrapporten også udleveres digitalt, men i så fald skal lejeren af bevismæssige årsager kvittere for modtagelsen under fraflytningssynet.
Reglen i lejelovens § 98, stk. 4, om, at rapporten skal udleveres under synet, kan dog fraviges ved aftale mellem parterne, hvis aftalen ikke er til skade for lejeren. Det vil ikke være til skade for lejeren, hvis udlejeren og lejeren efter lejeaftalens indgåelse, men før eller under synet aftaler, at udlejeren under synet sender rapporten på en e-mail til lejeren, der under synet kvitterer for modtagelsen, fx på mobiltelefon.
Hvis lejeren ikke møder op til synet, eller lejeren ikke vil kvittere for modtagelsen af rapporten, skal udlejeren sende rapporten til lejeren senest 2 uger efter synet. Udlejeren kan sende rapporten til lejeren på e-mail, hvis parterne har indgået en aftale om digital kommunikation, eller hvis lejemålet er indgået efter den 1. januar 2018.
Fristen i § 98, stk. 2, 1. pkt., anses efter retspraksis for overholdt, når brevet er afsendt så betids, at brevet under normale omstændigheder vil nå frem til lejeren senest 2 uger efter fristens start.
(Artiklen “Hvad gør udlejer når en lejer flytter ind eller ud?” er bragt i Magasinet Danske Udlejere)
