Det kræver aktivt og vedvarende fokus samt helhedsorienteret integration af whistleblowerordningen, hvis I vil sikre jer at få størst mulig effekt af jeres whistleblowerordning som ledelsesredskab.
Arbejdspladser med mere end 49 medarbejdere skal etablere en whistleblowerordning, men whistleblowerordningen risikerer at blive et uvirksomt ”compliance-onde”, hvis ikke den bliver integreret på en hensigtsmæssig måde, og hvis I ikke har gjort det konkret, hvorfor whistleblowerordningen er vigtig, og hvad den skal bruges til.
Det er derfor vigtigt, at I ikke bare etablerer en whistleblowerordning eller en indberetningsplatform for at opfylde lovkrav, men at I samtidig også gør det konkret, hvordan ordningen skal styrke en positiv arbejdskultur, understøtte en ansvarlig ledelse og dermed bidrage til virksomhedens langsigtede bæredygtighed. En god og effektiv whistleblowerordning vil derudover bidrage til jeres evne til at leve op til ESG, herunder særligt med fokus på governance og virksomhedens sociale bæredygtighed.
Nedenfor gennemgår vi fire vigtige aspekter, som kan bidrage til at sikre en effektiv whistleblowerordning, og som bør indgå i vurderingen af, om jeres procedurer og ordning er optimalt tilrettelagt.
Kommunikation
En af de vigtigste funktioner ved en whistleblowerordning er at give medarbejdere mulighed for at indberette lovovertrædelser og alvorlige forhold i trygge og fortrolige rammer. Derfor er det afgørende, at ordningen bliver kommunikeret klart, så alle medarbejdere ved, at den eksisterer, og hvordan de kan bruge den.
Det er også vigtigt at sikre, at nye medarbejdere får samme kendskab til whistleblowerordningen. Kommunikation om ordningen skal være tydelig og let forståelig for alle, og informationen bør præsenteres i et let tilgængeligt format.
En positiv og opfordrende tilgang til kommunikation om ordningen kan styrke tilliden til, at indberetninger behandles fortroligt og effektivt. Det er dog væsentligt at huske, at fraværet af indberetninger ikke nødvendigvis betyder, at der ikke er problemer at rapportere.
Et bredere kendskab til ordningen og et højt informationsniveau kan også virke præventivt, og øger sandsynligheden for, at ulovlige forhold bliver indberettet, når de opdages, i stedet for at ligge og ulme i det skjulte.
God intern og ekstern kommunikation om whistleblowerordningen bidrager samtidig til at styrke jeres profil inden for bæredygtighed og ansvarlighed. Dette understøtter et sundt arbejdsmiljø og en ansvarlig ledelsesstil.
Synlig, lettilgængelig og enkel
Uanset hvor god jeres kommunikation om whistleblowerordningen er, så er det også helt afgørende, at ordningen er synlig, lettilgængelig og nem at forstå for medarbejderne.
For mange medarbejdere kan det føles grænseoverskridende at indberette mistanke eller viden om ulovlige eller alvorlige forhold vedrørende kollegaer, arbejdsgiver eller arbejdspladsen generelt
Derfor er det vigtigt for ordningens effektivitet, at I sikrer en synlig, let tilgængelig og enkel indberetningsproces. Så undgår I at processen skaber yderligere barrierer, som i sidste ende kan få medarbejdere til at opgive deres indberetning.
Det er derfor en vigtigt at diskutere, hvordan whistleblowerordningen bedst kan synliggøres, så alle medarbejdere nemt kan finde og bruge den. Hvis ordningen for eksempel kun er tilgængelig via et intranet, som ikke alle medarbejdere har adgang til, kan det mindske dens effektivitet.
Ved at optimere indberetningsprocessen mest muligt styrkes tilliden til, at I som ledelse rent faktisk ønsker at få kendskab til og håndtere eventuelle ulovlige eller alvorlige forhold.
Test
Virksomheder har pligt til at dokumentere, at whistleblowerordningen giver mulighed for indberetninger i overensstemmelse med lovgivningen. Samtidig er det selvfølgelig helt essentielt, at indberetninger ikke går tabt pga. tekniske problemer, fejlimplementering eller lignende.
Det er derfor vigtigt, at whistleblowerordningen regelmæssigt bliver testet for, om ordningen er effektiv og fungerer i takt med udviklingen på organisationen.
Modtagere af og håndtering af indberetning
Det kan være værd at overveje, om whistleblowerordningen skal administreres internt eller eksternt, herunder hvem der modtager og behandler indberetninger.
Intern administration af ordningen kan potentielt begrænse dens effektivitet.
- For det første kan det føles grænseoverskridende for en medarbejder at indberette til en kollega, hvilket kan skabe en barriere for indberetninger.
- For det andet kan det være vanskeligt for den person, der modtager indberetningen, at holde oplysningerne fortrolige over for andre kollegaer
- For det tredje øges risikoen for, at fortrolige oplysninger utilsigtet eller bevidst bliver delt, når ordningen håndteres internt.
Ekstern administration kan derimod styrke fortroligheden, da en ekstern administrator ikke er en del af det kollegiale miljø på arbejdspladsen. Det kan også øge tilliden til ordningen, da medarbejdere typisk føler sig mere sikre på, at deres indberetning bliver håndteret professionelt og i overensstemmelse med reglerne.
CLEMENS’ whistleblowerordning
Hos CLEMENS får din virksomhed en effektiv og skræddersyet whistleblowerordning, hvor du er sikker på at efterleve whistleblowerloven.
Vi tilbyder også generel rådgivning om, hvordan jeres arbejdsplads bedst integrerer jeres whistleblowerordning og sikrer effektiviteten heraf.
Whistleblowerordningen inkluderer blandt andet:
- En sikker og brugervenlig platform med mulighed for skræddersyet opsætning og sprogindstillinger
- Standard whistleblowerpolitik på dansk og engelsk
- Vejledningsmateriale
- En whistleblowerordning, som overholder de databeskyttelsesretlige regler, og som sikrer en høj grad af fortrolighed
- Professionel og fortrolig screening af whistleblowerindberetninger og varetagelse af kommunikationen med whistleblowere
Har du spørgsmål til denne artikel eller whistleblowerordninger, er du altid velkommen til at kontakte CLEMENS’ eksperter i whistleblowerordninger.
Vores complianceteam står altid klar til at rådgive om håndteringen af konkrete indberetninger, herunder udførelse af advokatundersøgelser.
