Digitale underskrift på selskabsretlige dokumenter: Det følger af selskabsloven, at visse dokumenter skal underskrives for at opnå retsvirkning. Dette er for eksempel et krav for så vidt angår dokumenter som ejerbeviser, stiftelsesdokumenter, generalforsamlingsprotokollater og revisionsprotokoller.
Digitale underskrifter
Erhvervsstyrelsen udstedte den 9. juli 2021 en ny vejledning om brugen af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter.
Der er som udgangspunkt frit valg mellem at bruge en fysisk underskrift eller en digital underskrift.
Det er eIDAS-forordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014) der regulerer, hvornår en digital underskrift har samme virkning som en fysisk underskrift.
Ifølge eIDAS forordningen kan en elektronisk underskrift ikke nægtes retsvirkning alene af den grund, at underskriften er elektronisk. En elektronisk underskrift kan imidlertid nægtes retsvirkning, hvis sikkerheden i underskriftløsningen findes tvivlsom eller hvis underskriveren ikke kan identificeres på baggrund af underskriften.
Kvalificerede elektroniske underskrifter
Hvis de tekniske krav i eIDAS-forordningen til den digitale underskrift på selskabsretlige dokumenter er opfyldt, anses underskriften for at være en ”kvalificeret elektronisk signatur”. De kvalificerede elektroniske signaturer har den samme status som håndskrevne underskrifter.
EU-Kommissionen har oprettet en liste over de udbydere af digitale signaturer, der opfylder forordningens krav.
Den eneste danske udbyder, der i øjeblikket opfylder kravene, er Nets.
Digitale underskrifter som Erhvervsstyrelsen umiddelbare vil acceptere:
- Underskrift ved brug af en dertil indrettet software, der anvender NemID, f.eks. Penneo, esignatur og Visma m.fl.
- Underskrift ved brug af en underskriftløsning, der fremgår af eIDAS Trusted List.
- Underskrift i hånden med et tegneprogram, feks. på iPad med en touchskærm.
Digitale underskrifter som Erhvervsstyrelsen umiddelbare ikke vil acceptere:
- Underskrift med en kursiv eller anden skrifttype i et tekstbehandlingsprogram, f.eks. i Word.
- Underskrift der udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse.
- Underskrift af en fuldmægtig på vegne af underskriver, hvor fuldmagten ikke er indberettet til Erhvervsstyrelsen sammen med anmeldelsen.
Andre elektroniske underskriftsløsninger
Hvis en elektronisk signatur ikke er godkendt, vil Erhvervsstyrelsen i henhold til en konkret vurdering, undersøge om underskriften kan godkendes. I sin vurdering heraf, vil Erhvervsstyrelsen lægge vægt på:
- om signaturen er entydigt knyttet til underskriveren,
- om signaturen kan identificere underskriveren, og
- om sikkerheden i underskriftsløsningen er tilstrækkelig.
Dette er konkret vurdering, som Erhvervsstyrelsen foretager.
Underskriftstidspunktet
ifølge Erhvervsstyrelsens praksis er underskriftdatoen den dato, hvor dokumentet har fået sin digitale underskrift på feks. selskabsretlige dokumenter. Det er således ikke datoen for beslutningstidspunktet eller andre øvrige eventuelle datoer påført dokumentet.
Hvis der er flere underskrivere, er underskriftstidspunktet datoen for den sidste persons underskrift.
Underskriftstidspunktet skal være overensstemmende med resten af de oplysninger, der fremgår af dokumentet.
Hvis der opstår en situation, hvor det ikke er muligt for samtlige parter at underskrive selskabsdokumentet på det relevante tidspunkt, er det muligt at anvende en specialfuldmagt. Specialfuldmagten skal være tydeligt afgrænset, og skal indberettes til Erhvervsstyrelsen sammen med anmeldelsen. Hvis fuldmagten ikke indberettes, afvises registreringen af Erhvervsstyrelsen.
Opbevaring af selskabsdokumenter
Det følger tillige af vejledningen, at der gælder de samme regler for opbevaring af dokumenter med digital underskrift, som dokumenter underskrevet fysisk. Det vil sige at selskabsretlige dokumenter med digital underskrift skal opbevare på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.
Link til vejledning: https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-digitale-underskrifter-0
Spørg CLEMENS
Hos CLEMENS Advokatfirma holder vi øje med udviklingen omkring ansvaret for totalentreprenører og vi rådgiver løbende i spørgsmål herom.
Har du spørgsmål i den forbindelse eller har du brug for hjælp til, hvad der gælder i netop din entrepriseaftale, er du velkommen til at kontakte advokat Cristine Ussing uforpligtende på telefon 50 74 24 77 og høre nærmere.
