Datatilsynet offentliggjorde den 25. november 2020 en ny vejledning om behandling af personoplysninger i forbindelse med optagelse af telefonsamtaler.
I henhold til Datatilsynets tidligere praksis kunne en dataansvarlig alene optage og opbevare telefonsamtaler, hvis den registrerede havde givet sit forudgående samtykke hertil, medmindre den dataansvarlige var forpligtet hertil efter andre regler.
Med den nye vejledning åbner Datatilsynet imidlertid op for, at en dataansvarlig i visse tilfælde kan optage og opbevare telefonsamtaler ud fra den dataansvarliges legitime interesse.
Det lovlige grundlag for optagelse og opbevaring af telefonsamtaler
Datatilsynet fastslår med den nye vejledning om optagelse af telefonsamtaler, at en dataansvarlig kan optage og opbevare telefonsamtaler, når:
- den dataansvarlige er forpligtet hertil i medfør af gældende lov,
- den registrerede har givet forudgående samtykke hertil, eller
- den dataansvarliges legitime interesse i at optage og opbevare telefonsamtalen overstiger den registreredes interesse i ikke at blive optaget.
Datatilsynet præciserer imidlertid, at det er en betingelse for at kunne optage telefonsamtaler uden forudgående samtykke fra den registrerede, at den dataansvarlige i praksis ikke på anden måde kan dokumentere telefonsamtalens indhold.
Det betyder, at hvis den dataansvarlige kan dokumentere samtalens indhold på andre måder, fx ved at udarbejde telefonnotater, efterfølgende skriftlig korrespondance med den registrerede eller anden form for dokumentation, bør den dataansvarlige som udgangspunkt ikke optage telefonsamtalen uden den registreredes forudgående samtykke.
Ved afvejningen kan det tillige være relevant, hvilken type af virksomhed den dataansvarlige beskæftiger sig med, herunder karakteren af parternes samtale. Således kan karakteren af parternes aftale tillægges betydning for, hvorvidt den dataansvarlige har en legitim interesse i at optage telefonsamtalen.
Samtidig kan den dataansvarlige kun optage telefonsamtaler, hvis der er tale om ”almindelige personoplysninger”. Hvis den dataansvarlige derfor har til hensigt at optage andre kategorier af personoplysninger eller ved et tilfælde kommer til det, skal den dataansvarlige indhente samtykke hertil.
Hvis den dataansvarlige ikke kan godtgøre, at ovennævnte betingelser er opfyldt, eller at den dataansvarlige ved lov er forpligtet til at optage telefonsamtalen, skal den dataansvarlige indhente et samtykke fra den registrerede.
Særligt om optagelse af telefonsamtaler til uddannelsesformål
Virksomheder har ofte en interesse i at optage telefonsamtaler med henblik på at uddanne medarbejdere og til at kvalitetssikre medarbejdernes service.
Med den nye vejledning fastslår Datatilsynet imidlertid, at hensynet til at kunne uddanne og forbedre sine medarbejderes kompetencer for kundeservice som udgangspunkt ikke overstiger den registreredes interesse i ikke at blive optaget. Ønsker den dataansvarlige derfor at optage telefonsamtaler til brug for uddannelsesformål, bør den dataansvarlige altid indhente et forudgående samtykke hertil.
Datatilsynet anfører, at visse typer af virksomhed har mulighed for at optage telefonsamtaler til uddannelse af medarbejdere uden samtykke. Dette drejer sig om akut- og redningstjenester, hvor kvaliteten af opkaldet, der sikres gennem optagelse, også er af stor betydning for den registrerede.
CLEMENS Advokatfirma bemærker
Uanset at Datatilsynet i sin nye vejledning åbner op for adgangen til at optage telefonsamtaler ud fra en legitim interesse, er det CLEMENS Advokatfirmas opfattelse, at denne adgang er begrænset til visse typer brancher og virksomheder.
Det er CLEMENS Advokatfirmas opfattelse, at langt de fleste virksomheder fortsat skal indhente et forudgående samtykke til optagelse af telefonsamtaler.
Hvis en dataansvarlig vælger at optage telefonsamtaler på baggrund af en legitim interesse, skal databeskyttelseslovgivningen fortsat efterleves. Således er den dataansvarlige fortsat pligtig til at oplyse om, at telefonsamtalen bliver optaget og til, hvilke formål dette sker, ligesom den registreredes rettigheder fortsat gælder fuldt ud.
Det er samtidig vigtigt, at den dataansvarlige dokumenterer og begrunder sin afvejning og vurdering af, om optagelse reelt er den eneste måde at opfylde behovet for at dokumentere telefonsamtaler.
CLEMENS Advokatfirma bemærker desuden, at Datatilsynet forventer, i at offentliggøre endnu en vejledning vedrørende optagelse af samtaler, der skal inkludere optagelser af møder over Skype, Zoom, Teams og lignende platforme.
Hos CLEMENS Advokatfirma har vi stor erfaring med at rådgive virksomheder inden for persondataret og databeskyttelsesretlige aspekter.
Har du spørgsmål til optagelse af telefonsamtaler eller databeskyttelse i almindelighed, er du altid velkommen til at kontakte CLEMENS Advokatfirmas GDPR-specialister.
Vejledningen kan i sin helhed findes her. Du kan også læse den korte version om optagelse af telefonsamtaler.
