I denne artikelserie sætter CLEMENS Advokatfirma fokus på den nye whistleblowerlov og de vigtigste fokuspunkter, virksomheder skal være opmærksomme på, når de skal implementere procedurer til sikring af virksomhedens overholdelse af whistleblowerloven. I denne artikel sætter vi fokus på kravene til den interne whistleblowerordning, som mange virksomheder og alle offentlige myndigheder er forpligtet til at etablere. Du kan finde hele vores artikelserie her
Har din virksomhed endnu ikke etableret en whistleblowerordning, eller har du spørgsmål til den nye whistleblowerlov, er du altid velkommen til at kontakte vores whistleblowerteam. Du kan også læse mere om CLEMENS’ whistleblowerordning her
ARTIKEL NR. 2 – HVILKE KRAV STILLES DER TIL EN INTERN WHISTLEBLOWERORDNING
1: Udpegning af whistleblowerenhed
Hvis en arbejdsgiver er forpligtet til at etablere en intern whistleblowerordning, fordi virksomheden beskæftiger mere end 50 ansatte, skal arbejdsgiveren udpege en whistleblowerenhed.
Læs mere om den nye lov om whistleblowerordning, og om hvornår man er forpligtet til at etablere en intern whistleblowerenhed her
Whistleblowerenheden skal være en upartisk person eller afdeling, som kan forholde sig objektivt og sagligt til indberetninger og behandlingen heraf.
Funktionen kan fx placeres hos en eller flere compliance- eller HR-medarbejdere, juridiske medarbejdere eller et medlem af bestyrelsen. Det er ikke et krav efter whistleblowerloven, at der er sikret organisatorisk eller økonomisk uafhængighed fra arbejdspladsens ledelse.
Den eller de medarbejdere, som udpeges som whistleblowerenhed, kan samtidig varetage andre funktioner på arbejdspladsen og udføre andre opgaver, men det er vigtigt, at funktionen indrettes således, at whistleblowerenhedens uafhængighed og fravær af interessekonflikter sikres.
Kravene til whistleblowerenhedens uafhængighed indebærer blandt andet, at en udpeget medarbejder ikke må modtage instruks om, hvordan whistleblowerenheden skal håndtere og følge op på konkrete indberetninger, og det er i den forbindelse vigtigt at være opmærksom på, at whistleblowerenheden bør uddannes i korrekt administration af whistleblowerordningen og løbende holde sig ajour med krav og forpligtelser efter whistleblowerloven.
2: Whistleblowerenhedens tavshedspligt
Den eller de medarbejdere, som er udpeget som whistleblowerenhed er underlagt en særlig tavshedspligt efter whistleblowerloven.
Tavshedspligten gælder for såvel private virksomheder som offentlige myndigheders whistleblowerenheder og indebærer blandt andet, at de forhold, der er omfattet af bestemmelsen, ikke er undergivet aktindsigt efter offentlighedsloven, og at mulighederne for indsigtsret efter databeskyttelsesforordningen er begrænset.
Den eller de medarbejdere, der er udpeget som whistleblowerenhed, er underlagt et personligt strafansvar ved tilsidesættelse af tavshedspligten og risikerer bødestraf ved forsætlig eller grov uagtsom tilsidesættelse af tavshedspligten.
3: Ekstern administration af whistleblowerordning
En arbejdsgiver kan vælge helt eller delvist at udpege en ekstern tredjepart til at varetage funktionen som whistleblowerenhed. Det kan eksempelvis være en ekstern advokat, revisor eller en anden betroet tredjepart.
Alt afhængig af virksomhedens interne ressourcer og medarbejdersammensætning kan der være mange fordele ved at udlicitere administrationen af whistleblowerordningen til en ekstern tredjepart, herunder at arbejdsgiveren ikke skal bekymre sig om whistleblowerlovens krav til håndtering af indberetninger, indretning af fortrolige indberetningskanaler og uddannelse af medarbejdere og potentielle interessekonflikter mellem ledelsen eller virksomhedens øvrige medarbejdere på den ene side og den interne whistleblowerenhed på den anden side.
4: Whistleblowerenhedens opgaver
Whistleblowerenhedens opgaver består blandt andet i at administrere whistleblowerordningen og tilrettelægge en sikker og fortrolig indberetningskanal, at modtage indberetninger og varetage eventuel kommunikation med whistlebloweren, følge op på indberetninger og give whistlebloweren feedback i henhold til whistleblowerloven.
Arbejdsgiveren kan endvidere vælge, at whistleblowerenheden tillægges kompetence til at træffe beslutning om reaktioner, herunder ansættelsesretlige konsekvenser eller indgivelse af politianmeldelse, men det er ikke et krav efter whistleblowerloven.
5: Krav til en sikker indberetningskanal
Whistleblowerloven indeholder en række bestemmelser om, hvordan en intern whistleblowerordning skal indrettes. Arbejdsgiveren og whistleblowerenheden skal derfor som minimum tage højde for følgende, når virksomhedens whistleblowerordning etableres:
- Whistleblowerordningen skal indrettes således, at de ansatte får mulighed for at foretage en indberetning skriftligt eller mundtligt eller begge dele. Det er i den forbindelse vigtigt at være opmærksom på, at whistleblowerloven ikke stiller krav om systemunderstøttelse, men at der kan være mange fordele ved at etablere en elektronisk indberetningskanal.
Det er i øvrigt vigtigt at være opmærksom på, om det skal være muligt at indgive anonyme indberetninger til whistleblowerordningen.
- Whistleblowerordningen skal sikre fortrolighed om identiteten på alle de personer, der nævnes i indberetningen, heriblandt whistlebloweren selv. Dette indebærer blandt andet, at kun autoriserede personer fra whistleblowerenheden må have adgang til de modtagne indberetninger, og at indberetninger hverken må opbevares eller behandles på et almindeligt tilgængeligt sted, hvortil arbejdspladsens øvrige ansatte har adgang.
Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at det ikke er et krav efter whistleblowerordningen, at en whistleblower skal kunne være anonym, men at der kan være konkrete fordele for virksomheden ved alligevel at tilbyde anonyme indberetninger.
- Virksomhedens ansatte skal have let adgang til at foretage indberetninger og tilgængelige oplysninger om proceduren for at foretage indberetninger, herunder oplysninger om behandling og registrering af indberetningen og whistleblowerens rettigheder samt proceduren for at foretage indberetningen til de offentlige eksterne whistleblowerordninger, der er blevet etableret som følge af whistleblowerloven, herunder primært Datatilsynets whistleblowerordning, som findes på Datatilsynets hjemmeside: www.whistleblower.dk.
- Modtagne indberetninger skal registreres og mundtlige indberetninger skal dokumenteres ved enten optagelse eller afskrift af mødet eller samtalen.
Herudover er det vigtigt at være opmærksom på, at virksomheden er forpligtet til at give en whistleblower mulighed for fysisk fremmøde, som forsat sikrer fortroligheden af whistleblowerens identitet, såfremt virksomheden vælger at give mulighed for mundtlige indberetninger.
- Whistleblowerordningen skal sikre, at whistlebloweren modtager en bekræftelse senest syv dage efter modtagelse af indberetningen, og i det omfang det er muligt feedback senest tre måneder efter indberetningen.
Hertil kommer at virksomhedens whistleblowerordning naturligvis skal opfylde kravene i GDPR og databeskyttelsesloven, herunder fx i forhold til organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger, sletning og anonymisering.
6: CLEMENS’ whistleblowerordning
Har du spørgsmål til artiklen, eller har din virksomhed endnu ikke fået etableret en intern whistleblowerordningen, så tag endelig fat i CLEMENS’ whistleblowerteam.
CLEMENS’ whistleblowerordning er brugervenlig, fleksibel og hurtig at etablere. Med en effektiv og sikker håndtering af indberetninger sætter CLEMENS’ whistleblowerordning jer i stand til både hurtigt og diskret at få rettet op på uønskede forhold samt at forhindre potentielle økonomiske tab.
Når du vælger CLEMENS’ whistleblowerordning, slipper du for at bekymre dig om flere komplicerede regler, som kræver uddannelse af medarbejdere, et administrativt setup og unødig brug af interne ressourcer, ligesom du sikrer, at alle indberetninger bliver håndteret juridisk korrekt og rapporteret hurtigt og effektivt tilbage til virksomheden.
