I denne artikelserie sætter CLEMENS fokus på den nye whistleblowerlov og de vigtigste fokuspunkter, som virksomheder skal være opmærksomme på, når de skal implementere procedurer for at overholde whistleblowerloven.
I denne artikel sætter vi fokus på forpligtelsen til at give feedback til whistlebloweren.
Har din virksomhed endnu ikke etableret en whistleblowerordning, eller har du spørgsmål til den nye whistleblowerlov, er du altid velkommen til at kontakte vores whistleblowerteam.
Du kan også læse mere om CLEMENS’ whistleblowerordning her.
Artikel nr. 8 – opfølgning og feedback til whistlebloweren
Opfølgning og feedback til whistlebloweren
Som led i håndteringen af virksomhedens interne whistleblowerordning er arbejdsgiveren forpligtet til at sikre;
- at der foretages en omhyggelig opfølgning på alle indberetninger, og
- at en whistleblower modtager feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder efter virksomhedens bekræftelse af modtagelse af en indberetning.
Det er whistleblowerenhedens opgave at vurdere, om en indberetning overhovedet falder inden for anvendelsesområdet af whistleblowerloven. Alt afhængig af udfaldet af denne vurdering, skal arbejdsgiveren iværksætte de nødvendige initiativer for at følge op på indberetningen.
Hvis en indberetning falder uden for whistleblowerlovens anvendelsesområde, vil det oftest være tilstrækkeligt at give whistlebloweren feedback herom, og oplyse, at sagen afsluttes eller sendes videre til HR, tillidsrepræsentant eller lignende. Som et led i denne feedback, kan whistlebloweren også opfordres til selv at rette henvendelse til nærmeste personaleleder, tillidsrepræsentant eller HR.
Opfølgning
Når arbejdsgiveren skal tage stilling til, hvordan der skal følges op på en indberetning, er det vigtigt at være opmærksom på altid at foretage en konkret vurdering af indberetningens alvor og karakter og i forlængelse af denne vurdering fastlægge, hvordan der skal følges op på indberetningen.
Arbejdsgiverens opfølgning på en indberetning er et vigtigt redskab til at opbygge tilliden til, at whistleblowerordningen fungerer effektivt. En grundig opfølgning mindsker risikoen for misforståelser og unødvendige indberetninger og eventuelle offentliggørelser af interne forhold.
Opfølgning på en indberetning vil typisk indledes med, at arbejdsgiveren iværksættelser en intern undersøgelse. Alt afhængig af sagens omfang og karakter, kan arbejdsgiveren også vælge at iværksætte en ekstern undersøgelse, herunder fx en advokatundersøgelse.
I forlængelse af den iværksatte undersøgelse, skal arbejdsgiveren foretage en vurdering af, hvorvidt yderligere tiltag er nødvendige, herunder fx opfølgende samtaler med involverede medarbejdere, ansættelsesretlig sanktionering, politianmeldelse eller anden passende tiltag, som i sagens natur altid vil afhænge af indberetningens karakter.
Såfremt arbejdsgiveren efter en behørig undersøgelse konkluderer, at den indberettede hændelse ikke er korrekt, at forholdet ikke kan dokumenteres eller lignende, som medfører, at arbejdsgiveren ikke kan iværksætte yderligere tiltag, kan arbejdsgiveren afslutte sagen ved at give whistlebloweren meddelelse herom som led i feedbacken.
Feedback
Når arbejdsgiveren har afsluttet undersøgelsen af de indberettede forhold og iværksat eventuelle yderligere nødvendige tiltag som følge heraf skal whistleblowerenheden give whistlebloweren feedback herom. Når whistleblowerenheden skal give feedback til whistlebloweren, er det vigtigt at være opmærksom på:
- At feedbacken skal gives inden for 3 måneder efter modtagelse af indberetningen
- Om der er truffet alle de nødvendige og passende tiltag som følge af indberetningen
- Om indholdet feedbacken overholder de databeskyttelsesretlige regler, herunder særligt reglerne om videregivelse af personoplysninger
- Om arbejdsgiveren risikerer at overtræde gældende tavshedspligter i forbindelse med feedbacken
- Om feedbackens konklusioner er formuleret i overordnede vendinger, der ikke unødigt udstiller berørte personer
CLEMENS’ WHISTLEBLOWERORDNING
Har du spørgsmål til artiklen, eller har din virksomhed endnu ikke fået etableret en intern whistleblowerordningen, så tag endelig fat i CLEMENS’ whistleblowerteam.
CLEMENS’ whistleblowerordning er brugervenlig, fleksibel og hurtig at etablere. Med en effektiv og sikker håndtering af indberetninger sætter CLEMENS’ whistleblowerordning jer i stand til både hurtigt og diskret at få rettet op på uønskede forhold samt at forhindre potentielle økonomiske tab.
Når du vælger CLEMENS’ whistleblowerordning, slipper du for at bekymre dig om flere komplicerede regler, der kræver uddannelse af medarbejdere, et administrativt setup og unødig brug af interne ressourcer, ligesom du sikrer, at alle indberetninger bliver håndteret juridisk korrekt og rapporteret hurtigt og effektivt tilbage til virksomheden.
Du kan læse mere om CLEMENS’ whistleblowerordning her.