Klagenævnet for Udbud har behandlet en sag, hvor Aalborg Universitet (AAU) havde etableret et dynamisk indkøbssystem til indkøb af inventar til universitetet. AAU afholdt et miniudbud for møbler og valgte at tildele kontrakten til Paustian2gether ApS (P2G) baseret på bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Holmris B8 A/S (Holmris) indgav klage og hævdede, at flere produkter i P2G’s tilbud ikke opfyldte mindstekravene. AAU erkendte, at visse mindstekrav ikke blev opfyldt, men de fandt også, at Holmris’ eget tilbud ikke var konditionsmæssigt.
Klagenævnet fastslog, at AAU allerede havde erkendt overtrædelsen af mindstekravene og annullerede derfor tildelingen af kontrakten. Da der var tale om et dynamisk indkøbssystem og der ikke var blevet afholdt en frivillig standstill-periode, kunne kontrakten dog ikke erklæres uden virkning. I stedet blev der pålagt en økonomisk sanktion på 190.000 kr.
CLEMENS bemærkninger:
Denne kendelse er interessant, da den er en af de få kendelser vedrørende dynamiske indkøbssystemer og den første, der behandler uden virkningsanktionen i denne sammenhæng. Den understreger betydningen af at være opmærksom på standstill-periode og korrekt håndhævelse af mindstekrav i dynamiske indkøbssystemer. Desuden pointerer den, at selv små overtrædelser af mindstekrav kan have betydelig indflydelse og advarer om at opstille kun ufravigelige mindstekrav. Endelig nævnes det, at den økonomiske sanktion blev fastsat til 4 % af kontraktens værdi og afspejler kontraktens begrænsede værdi og gennemførelsen af udbuddet.
Bliv klogere på dynamiske indkøbssystemer og håndtering af mindstekrav.
Dynamiske indkøbssystemer kan være en effektiv måde at håndtere offentlige udbud på, men det er vigtigt at have styr på mindstekravene for at undgå klager og sanktioner. En nylig klagesag ved Klagenævnet for Udbud sætter fokus på dette emne. I denne artikel vil vi gennemgå, hvad dynamiske indkøbssystemer er, hvad mindstekrav indebærer og diskutere den konkrete sag om manglende overholdelse af disse krav.
Hvad er dynamiske indkøbssystemer?
Dynamiske indkøbssystemer er en type elektronisk udbud, der giver mulighed for at tilføje nye leverandører i systemet efterhånden som de bliver egnede. Systemet er generelt tilgængeligt og åbent for alle interesserede ansøgere. Mindstekravene skal overholdes af alle potentielle leverandører, og eventuelle krav bør være formuleret omhyggeligt og kun omfatte ufravigelige krav således at der undgås klager som følge af ændringer af grundlæggende elementer.
Definition og formål
Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk udbudsplatform, der gør det muligt for offentlige virksomheder at købe varer og tjenester fra flere leverandører i en længere periode. Dynamiske indkøbssystemer anvendes for at øge konkurrencen og effektiviteten af de offentlige indkøbsprocesser.
Generelt tilgængelige dynamiske indkøbssystemer kan være et attraktivt valg for offentlige virksomheder, da de giver adgang til et større antal leverandører samtidig med, at processen ofte er mere fleksibel end traditionelle udbudsprocedurer. For at kunne bruge et dynamisk indkøbssystem skal den offentlige virksomhed opfylde visse krav: de skal anses som egnede som en kontraktpartner, have dokumenterede procedurer på plads vedrørende overholdelse af mindstekravene og have klare kriterier for tildeling af kontrakterne.
Her er nogle krav til brug af dynamiske indkøbsordninger:
- En nøjagtig beskrivelse af varerne eller tjenesteydelserne
- Overholdelse af mindstekravene
- Klare kriterier for evaluering og udvælgelse
- Opdatering om ændring i priser eller ydelser fra leverandørerne
Fordele og ulemper
Fordele ved brugen af dynamiske indkøbssystemer er, at de giver mulighed for en mere fleksibel og hastig tilgang til indkøb. Det gør det lettere for både virksomheder og offentlige institutioner at finde egnede produkter og serviceydelser. Det generelt tilgængelige system øger også konkurrencen blandt leverandørerne, hvilket kan føre til bedre priser.
Ulemper ved brugen af dynamiske indkøbssystemer inkluderer risikoen for mindstekravsovertrædelse, som det blev påvist i f.eks. AAU-sagen (Se mere herom længere nede). Hvis mindstekravene ikke formuleres klart eller overholdes, kan der opstå klager eller ændringer af grundlæggende elementer i kontrakten. Derudover kræver dynamiske indkøbssystemer ofte mere tid og ressourcer i den initiale ansøgningsproces sammenlignet med traditionelle udbudsprocesser. Forskellen i håndtering af mindstekrav mellem traditionelle udbud og dynamiske indkøbssystem skal nøje overvejes før implementeringen af disse systemer.
Hvad er mindstekrav?
Når man benytter dynamiske indkøbssystemer, er det vigtigt at være opmærksom på mindstekravene. Disse krav skal formuleres omhyggeligt og kun indeholde ufravigelige krav. Hvis mindstekravene ikke overholdes, kan det udgøre ændringer af grundlæggende elementer i kontrakten. Det er også vigtigt at huske på, at tildeling til en ukonditionsmæssig tilbudsgiver typisk vil føre til uden virkning af kontrakten ved brug af dynamiske indkøbssystemer.
Definition og formål
Dynamiske indkøbssystemer er en type elektronisk platform, som giver offentlige myndigheder mulighed for at foretage gentagne køb af standardprodukter og tjenesteydelser fra forudgodkendte leverandører. Formålet med at anvende dynamiske indkøbssystemer i udbudsprocessen er at opnå større fleksibilitet og hurtigere adgang til markedet, samtidig med at man sikrer overholdelse af de gældende regler om offentligt udbud. Brugen af dynamiske indkøbssystemer kan have både fordele og ulemper, så det er vigtigt nøje at overveje deres anvendelse.
Nogle fordele ved brugen af dynamiske indkøbssystemer omfatter:
- Hurtigere adgang til markedet
- En mere effektiv udnyttelse af ressourcerne
- Større konkurrence mellem leverandørerne
Nogle ulemper ved brugen af disse systemer inkluderer:
- Manglende fleksibilitet i formuleringsprocessen
- Udfordringer ved håndtering og opfyldning af mindstekravene
Det er vigtigt at huske på disse aspekter, når man beslutter sig for brug eller ikke-brug af dynamiske indkøbssystemer.
Hvordan bør mindstekrav formuleres?
Kravene til mindstekravene bør formuleres klart og præcist, så der ikke opstår tvivl om, hvilke krav ansøgerne skal opfylde. Derudover er det vigtigt at sikre sig, at mindstekravene kun omfatter ufravigelige krav.
Her er nogle eksempler på de forskellige typer af mindstekrav:
Krav til ansøgerens økonomisk og finansielle formåen:
- Egenkapital
- Omsætning
- Rating eller kreditvurdering
Krav til ansøgerens tekniske kapacitet og professionelle kompetencer:
- Erfaring med bestemte typer projekter eller opgaver
- Uddannelse eller certificeringer inden for relevant område
- Tilgængelighed af nødvendige ressourcer (fx personale)
Krav til ansøgerens erfaring fra lignende opgaver eller projekter:
- Referencer fra tidligere arbejde/projekter
- Dokumentation for succesfuld gennemførelse af tidligere projekter/opgaver
Når man har fastlagt disse kravelementer, kan man lave en checkliste over mindstebetingelserne i udbuddet. Checklisten vil hjælpe med at holde styr på alle kravenheder ved evalueringen af modtagne bud i dynamiske indkøbssystemer.
Klagesag vedrørende manglende opfyldelse af mindstekrav
I tilfælde af manglende opfyldelse af mindstekrav ved brug af dynamiske indkøbssystemer kan der pålægges økonomiske sanktioner. Dette blev bekræftet i en nylig klagesag behandlet af Klagenævnet for Udbud, hvor en kontrakt blev annulleret på grund af systemets natur. Det er vigtigt at formulere mindstekravene omhyggeligt og kun inkludere ufravigelige krav for at undgå eventuelle klager eller ændringer i udbuddet.
Konkret eksempel med Aalborg Universitet
AAU etablerede et dynamisk indkøbssystem til møbelindkøb med tildelingskriteriet “bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Holmris B8 A/S (Holmris) og Paustian2gether ApS (P2G) afgav begge tilbud, men P2G blev tildelt kontrakten på trods af manglende opfyldelse af mindstekravene. Klagenævnet for Udbud annullerede tildelingen af kontrakten på grund af mindstekravsbruddet og fastsatte en økonomisk sanktion på 190.000 kr., da det var et dynamisk indkøbssystem uden standstill-periode ved tildelingen.
Det viser vigtigheden i at formulere mindstekrav omhyggeligt, så kun ufravigelige krav er inkluderet. Overtrædelse kan føre til klager eller ændring af grundlæggende elementer samt sanktioner fastsat efter kontraktens værdi og udbudsområdet omkring sagen, som i AAU’s eksempel.
Ved manglende opfyldelse af mindstekrav kan der pålægges økonomiske sanktioner, såsom den pålagt i Aalborg Universitet’s case. Der er forskellige typer af sanktioner, herunder annullering af kontrakten eller en betalingssanktion som i tilfældet med AAU.
For at undgå overtrædelse af mindstekravene bør ansvarlige personer for indkøb sikre sig, at tilbudsgivernes dokumentation grundigt undersøges og verificeres. Hvis en klage alligevel formodes, bør man reagere hurtigt og samarbejdsvilligt med Klagenævnet for Udbud for at håndtere situationen bedst mulig måde.
Hvor kan man finde flere oplysninger om dynamiske indkøbssystemer og håndtering af mindstekrav?
Man kan finde flere oplysninger om dynamiske indkøbssystemer og håndtering af mindstekrav på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside, hvor der er vejledninger og information om regler og praksis på området. Derudover kan man også kontakte sin egen virksomheds juridiske afdeling eller en ekstern advokat med ekspertise inden for udbudsret for yderligere rådgivning og vejledning. Det er vigtigt at være grundigt informeret og have en god forståelse for regler og praksis på området, når man deltager i udbud, herunder dynamiske indkøbssystemer.
Hvem fører tilsyn med udbudsreglerne?
Hvis du ønsker at klage over, at en ordregivende myndighed ikke har overholdt udbudsreglerne, skal du indsende klagen til Klagenævnet for Udbud. Du kan finde yderligere oplysninger om Klagenævnet for Udbud på deres hjemmeside.
Derudover har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen ansvar for at udføre lovforberedende arbejde og fungere som tilsynsmyndighed. Du kan læse mere om Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på deres hjemmeside.
Hvordan kan jeg finde reglerne?
Den lovgivning, der regulerer udbud, er primært baseret på to EU-direktiver:
- Det klassiske udbudsdirektiv
- Det sektorspecifikke forsyningsvirksomhedsdirektiv.
Der er også flere andre direktiver, der regulerer offentlige indkøb af staten og andre offentlige myndigheder. Derudover suppleres reglerne af nationale love og bekendtgørelser i Danmark.
I Danmark er direktivet om klassiske udbud implementeret gennem udbudsloven. Loven implementerer i vid udstrækning direktivet direkte, men der er også visse nationale tilføjelser. For eksempel kræver loven, at alle dele af evalueringsmodellen offentliggøres i udbudsmaterialet.
Du kan læse udbudsloven for mere detaljerede oplysninger.
Direktivet om udbud inden for forsyningsvirksomheder gælder for offentlige myndigheder inden for vand- og energiforsyning, transport og posttjenester. Direktivet om forsyningsvirksomheder anvendes direkte i Danmark med visse undtagelser, som beskrives i den danske implementeringsbekendtgørelse.
Du kan læse mere i forsyningsvirksomhedsdirektivet og implementeringsbekendtgørelsen for mere information.
