”Personoplysninger” betyder enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Udlejers håndtering af personoplysninger omfatter derfor ikke blot CPR-nummer, men også fx navn, adresse, helbredsoplysninger, kontonummer mv.
Udlejer kan således ikke undgå at behandle personoplysninger om lejere. Læs med her og bliv klogere på udlejers håndtering af personoplysninger:
Behandling af lejernes almindelige personoplysninger er som udgangspunkt tilladt, når det er nødvendigt for at opfylde lejekontrakten med vedkommende lejer. Dette gælder fx lejers navn, kontaktoplysninger mv. Det kræver herimod som udgangspunkt samtykke, eller at behandlingen er nødvendig for at fastlægge et retskrav, før udlejer lovligt kan behandle lejerens CPR-nummer.
Når udlejer indsamler og behandler personoplysninger, er det vigtigt, at udlejer er bekendt med, hvilke krav der stilles til behandlingen. Samt hvilke rettigheder lejer har over for udlejer, så længe udlejer behandler personoplysningerne.
Nedenfor gennemgås de væsentligste af lejerens rettigheder, som lejer kan gøre gældende over for udlejer, så længe udlejer behandler personoplysninger om lejeren.
Det er særdeles vigtigt, at udlejer er opmærksom på lejers databeskyttelsesrettigheder. Lejer kan klage til Datatilsynet, hvis lejer mener, at udlejer behandler lejerens personoplysninger ulovligt. Eller såfremt udlejer ikke efterlever lejers rettigheder (korrekt).
Hvis lejer klager til Datatilsynet, vil Datatilsynet som udgangspunkt starte en høringssag. Her bliver udlejer anmodet om at svare på klagen og på Datatilsynets spørgsmål om udlejers behandling af personoplysningerne.
Datatilsynet vil herefter optage sagen til afgørelse. Datatilsynet kan blandt andet udtale kritik af udlejer eller udstede forbud eller påbud til udlejer. Herudover kan Datatilsynet foretage politianmeldelse af udlejer med indstilling om, at udlejer skal pålægges en bøde på op til 20 mio. EUR eller op til 4 % af virksomhedens globale koncernomsætning, hvis det beløb er højere.
Læs også artiklen om reglerne for: “Digital kommunikation i lejeforhold”
Udlejer har pligt til at oplyse lejer om følgende, når udlejer indsamler personoplysninger om lejer:
- hvem udlejer er,
- hvad formålet med og lovgrundlaget for behandlingen er,
- hvilke personoplysninger udlejer behandler,
- hvilke kategorier af modtagere, personoplysningerne videregives til,
- hvor længe udlejer behandler lejers personoplysninger, og
- hvordan lejer klager til Datatilsynet.
Udlejer skal oplyse om disse forhold, uanset om personoplysningerne er indsamlet hos lejeren selv eller fra tredjemand.
Det vil sige, at udlejer, når personoplysningerne indsamles, skal informere om sine kontaktoplysninger, så lejeren kan identificere, hvem der er ansvarlig for behandlingen af lejerens personoplysninger.
Derudover skal udlejer informere lejeren om formålet for indsamling af personoplysningerne samt retsgrundlaget herfor, fx ved at henvise til persondataforordningen og/eller databeskyttelsesloven.
Sker der en ændring i formålet med behandlingen af personoplysningerne, skal det nye formål også meddeles lejeren.
Lejeren skal desuden informeres om, hvorvidt der sker en videregivelse af lejerens personoplysninger til andre og i givet fald, hvilke kategorier af modtagere personoplysningerne videregives til. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på, at der gælder særlige regler om, at udlejer skal sikre et tilstrækkeligt overførselsgrundlag, hvis udlejer overfører personoplysninger til lande eller internationale organisationer uden for EU/EØS.
Udlejer skal også oplyse om, hvor længe personoplysningerne vil blive gemt. Tidsrummet kan angives ud fra de saglige kriterier, der har begrundet indsamlingen, hvis ikke et præcist tidsrum kan fastlægges.
Endelig skal udlejer oplyse om, hvilke rettigheder lejer har i forbindelse med behandling af personoplysninger og om lejers ret til at klage til Datatilsynet.
Hvis personoplysningerne er indsamlet fra en anden end lejeren selv, kan det endvidere være nødvendigt at oplyse lejer om, hvor personoplysningerne er indsamlet fra (fx offentlige hjemmesider, RKI eller lignende).
Det er udgangspunktet, at udlejer altid skal efterleve oplysningsforpligtelsen over for lejer, uanset hvilke personoplysninger udlejer indsamler. Der findes dog få undtagelser hertil, herunder fx hvis lejer allerede er bekendt med ovenstående oplysninger.
Udlejer skal som udgangspunkt efterleve oplysningsforpligtelsen samtidig med, at personoplysningerne indsamles fra lejeren. Hvis personoplysningerne indsamles fra andre end lejeren selv, skal oplysningsforpligtelsen efterleves snarest muligt, dog senest en måned efter indsamlingen. Eller ved første henvendelse til lejeren, hvis dette sker tidligere.
2. Lejer har ret til indsigt i og kopi af de personoplysninger, udlejer behandler
Lejer har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger udlejer behandler om lejer.
Det betyder, at lejer kan anmode om indsigt i de personoplysninger, som udlejer behandler. Herunder om udlejer opbevarer overvågningsbilleder af vedkommende, personoplysninger om lejer, som udlejer har indsamlet fra offentlige registre/hjemmesider mv.
Hvis lejer beder om indsigt, må udlejer gerne bede lejer om at præcisere, hvilke personoplysninger lejer ønsker indsigt i. Og om lejer ønsker kopi af personoplysningerne. Hvis ikke lejer præciserer dette, skal udlejer som udgangspunkt give lejer indsigt i og kopi af alle personoplysninger, udlejer behandler om lejeren.
Udlejer kan som udgangspunkt ikke opkræve et gebyr for ulejligheden ved at give indsigt i eller kopi af personoplysningerne.
Samtidig med udlejers besvarelse af en anmodning om indsigt, skal udlejer oplyse om:
- hvilke kategorier af personoplysninger udlejer behandler (almindelige personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller følsomme oplysninger)
- modtagere af oplysningerne
- tidsrummet for behandlingen
- oprindelsesstedet for personoplysningerne
- og lejers adgang til at klage til Datatilsynet.
Det er vigtigt, at oplysninger om andre personer, end den der ønsker indsigt, ikke videregives. Fremgår der personoplysninger om andre personer af dokumenter, videoovervågningsbilleder mv., skal disse sløres eller fjernes, inden lejeren får indsigt heri.
Når lejer anmoder udlejer om indsigt i sine personoplysninger, skal udlejer som udgangspunkt efterleve dette inden for en måned efter modtagelse af anmodningen.
3. Lejer har ret til at få forkerte personoplysninger rettet
Lejer har ret til at få rettet forkerte personoplysninger om sig. Det betyder også, at lejer har ret til at få ufuldstændige personoplysninger færdiggjort. Udlejer skal uden unødig forsinkelse foretage en sådan tilretning af personoplysningerne, når der modtages en anmodning herom.
Hvis udlejer er uenig med lejer i, hvorvidt de registrerede personoplysninger er urigtige, skal uenigheden fremgå som en tilføjelse til personoplysningen. Dermed registreres, at lejeren er af en anden opfattelse af forholdet.
Hvis oplysningerne er videregivet til tredjemand, er udlejer også forpligtet til at sørge for, at rettelsen videreformidles, så tredjemand bliver bekendt med, hvilke oplysninger der var urigtige, og hvad de nu er rettet til.
4. Lejer har ret til at gøre indsigelse mod visse behandlingsaktiviteter
Hvis udlejer behandler lejers personoplysninger med henvisning til det lovgrundlag, at ”behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, som går forud for behovet for at beskytte lejers interesser og grundlæggende rettigheder”, har lejer ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.
Hvis lejer gør indsigelse mod behandlingen, betyder det, at udlejer ikke længere må behandle personoplysningerne, medmindre udlejer kan påvise vægtige legitime grunde til behandlingen, som går forud for lejers interesser eller rettigheder, eller medmindre det er nødvendigt at behandle personoplysningerne, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
5. Lejer har i visse tilfælde ret til at ”blive glemt”
Lejer har i visse tilfælde ret til at få slettet sine personoplysninger hos udlejer. Det gælder som udgangspunkt;
- hvis det ikke længere er nødvendigt at behandle personoplysningerne ud fra det oplyste formål med behandlingen af oplysningerne,
- hvis oplysningerne er indhentet på baggrund af et samtykke, som lejeren har trukket tilbage,
- hvis lejer gør indsigelse mod behandlingen, og der ikke foreligger legitime grunde til behandlingen, som går forud for indsigelsen, eller
- hvis personoplysningerne bliver behandlet ulovligt.
Udlejer er dog ikke forpligtet til at slette personoplysningerne, såfremt udlejer har en retlig forpligtelse til at behandle personoplysningerne, eller såfremt behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Når udlejer er forpligtet til at slette lejers personoplysninger, skal dette ske på en måde, så de ikke kan genskabes.
Dette betyder, at udlejer skal slette alle fysiske og elektroniske ”kopier” af lejers personoplysninger fra udlejers systemer, arkiver, e-mailkonti, backup mv., og at udlejer skal give besked til eventuelle tredjeparter, som personoplysningerne er videregivet til.
Har du spørgsmål til udlejers håndtering af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte og på info@clemenslaw.dk eller telefon: 87 32 12 50
