Fra 1. januar 2025 bliver der indført nye regler om pålidelighedsvurderinger, som har stor betydning for offentlige ordregivere og virksomheder, der deltager i offentlige udbud. Disse regler afskaffer ordregivers pligt til at indhente en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, når en virksomhed, der er blevet udelukket fra et udbud, søger at dokumentere sin pålidelighed. Fra denne dato skal ordregivere selv foretage vurderingen. Denne artikel gennemgår de vigtigste aspekter af de nye regler og deres praktiske konsekvenser for både ordregivere og virksomheder.
Baggrunden for de nye regler om pålidelighedsvurderinger
Siden 1. januar 2023 har ordregivere været forpligtet til at indhente en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvis en virksomhed forsøgte at dokumentere sin pålidelighed efter at være blevet udelukket fra et udbud. Formålet med denne ordning var at sikre en ensartet vurdering af pålidelighed og skabe tillid til offentlige udbudsprocesser.
Med de nye regler, der træder i kraft pr. 1. januar 2025, bliver det ordregivers ansvar selvstændigt at vurdere den dokumentation, som virksomheder fremlægger for at påvise deres pålidelighed. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vil fortsat spille en rolle ved at udarbejde vejledninger og skabeloner, som kan hjælpe ordregivere med at foretage korrekte vurderinger.
Vejledning fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
For at understøtte ordregivere og virksomheder har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen offentliggjort en opdateret version af “Vejledning om vurdering af pålidelighed”. Denne vejledning indeholder detaljerede beskrivelser af, hvordan pålidelighedsvurderinger skal gennemføres. Vejledningen er opdelt i kapitler, der hver for sig beskriver:
- Ordregivers ansvar og rolle i vurderingsprocessen.
- Virksomheders pligt til at dokumentere deres pålidelighed.
- Praktiske redskaber og skabeloner til brug for vurderingen.
Vejledningen er designet, så de enkelte kapitler kan anvendes separat, afhængigt af ordregivers specifikke behov. Dette gør det nemmere for ordregivere at finde præcis den information, de har brug for, uden at skulle gennemlæse hele dokumentet.
Dokumentation og skabeloner
Som led i de nye regler har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen også opdateret det øvrige materiale på deres hjemmeside, herunder:
- Ofte stillede spørgsmål (FAQ) om pålidelighedsvurderinger.
- Skemaer til brug for virksomheder, der skal dokumentere deres pålidelighed.
- To nye skabeloner, som ordregivere kan anvende til at vurdere virksomheders pålidelighed.
Disse skabeloner er baseret på de vejledende udtalelser, som Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udarbejdede i perioden 2023-2024. De giver en struktureret tilgang til vurderingen og hjælper med at sikre, at vurderingen foretages på en gennemsigtig og korrekt måde.
Hvad betyder de nye regler om pålidelighedsvurderinger for ordregivere?
De nye regler stiller øgede krav til ordregivere, da de selvstændigt skal foretage vurderingen af virksomhedernes pålidelighed. For at lykkes med dette skal ordregiver:
- Sætte sig grundigt ind i den opdaterede vejledning fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.
- Udarbejde interne retningslinjer for, hvordan pålidelighedsvurderinger skal foretages.
- Sikre en grundig dokumentation af vurderingsprocessen for at minimere risikoen for klager og retssager.
Derudover kan det blive nødvendigt for ordregivere at uddanne relevante medarbejdere i vurderingsprocessen og anvendelsen af de nye skabeloner.
Konsekvenser for virksomheder
For virksomheder betyder de nye regler om pålidelighedsvurderinger, at de skal være endnu mere opmærksomme på at dokumentere deres pålidelighed på en fyldestgørende og overbevisende måde. Dokumentationen skal blandt andet indeholde:
- Beskrivelse af de konkrete tiltag, virksomheden har iværksat for at rette op på tidligere fejl.
- Dokumentation for gennemførte interne kontroller og forbedrede procedurer.
- Eventuelle erklæringer fra eksterne parter, der kan bekræfte virksomhedens pålidelighed.
Ved at forberede sig grundigt og benytte de tilgængelige skabeloner kan virksomheder øge deres chancer for at blive vurderet som pålidelige og dermed få adgang til at deltage i fremtidige udbud.
Perspektiver og fremtidige udfordringer
Selvom de nye regler om pålidelighedsvurderinger giver ordregivere større ansvar og fleksibilitet, kan de også medføre udfordringer. Den manglende mulighed for at få vejledende udtalelser fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kan føre til variationer i, hvordan pålidelighedsvurderinger gennemføres på tværs af forskellige ordregivere. Dette kan skabe usikkerhed for virksomheder, der deltager i offentlige udbud.
For at imødegå denne udfordring er det vigtigt, at ordregivere anvender de opdaterede vejledninger og skabeloner konsekvent. Desuden vil det være hensigtsmæssigt, hvis der etableres en praksis for videndeling mellem ordregivere, så erfaringer og bedste praksis kan spredes og bidrage til en mere ensartet vurdering.
Afsluttende bemærkninger
De nye regler om pålidelighedsvurderinger markerer et skift i ansvaret for vurderingen af virksomheders pålidelighed fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen til ordregivere. Dette skift stiller store krav til både ordregivere og virksomheder, men det skaber også mulighed for mere fleksible og tilpassede vurderingsprocesser.
Ved at anvende Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning og skabeloner samt etablere klare interne procedurer kan ordregivere og virksomheder forberede sig bedst muligt på at imødegå de nye krav. Det er afgørende, at begge parter gør en aktiv indsats for at sikre, at vurderingsprocessen forbliver gennemsigtig, retfærdig og effektiv.
