Hvis udlejer ønsker at indsamle og opbevare lejers CPR-nummer, skal have lejer først og fremmest have et legitimt formål med dette. Formålet med indsamlingen kan fx være, at udlejer ønsker at tilmelde lejer til et elselskab i forbindelse med indflytning. Hertil kommer, at lejer som udgangspunkt også skal give samtykke til, at udlejer må behandle lejers CPR-nummer.
Når udlejer indhenter samtykke, skal udlejer være opmærksom på, at et samtykke udelukkende kan betragtes som gyldigt, hvis det opfylder en række betingelser, som følger af persondataforordningen. Disse krav er gennemgået netop nedenfor.
- Samtykket skal være frivilligt, udtrykkeligt og udtryk for en utvetydig viljestilkendegivelse.
Udlejer bør derfor ikke betinge lejeaftalen af, at lejer giver samtykke til behandlingen, ligesom udlejer ikke bør skrive samtykket ind i lejekontraktens § 11. Udlejer bør i stedet indhente samtykket på en særskilt samtykkeerklæring, som lejeren underskriver i tillæg til lejekontrakten (se billede 1). - Samtykket skal være specifikt.
Dette betyder, at udlejer skal oplyse lejer om, hvilke formål udlejer har med at indsamle og behandle CPR-nummeret. Det betyder også, at udlejer ikke kan indhente et generelt samtykke til at opbevare lejers CPR-nummer, fordi udlejer ”muligvis får brug for det i fremtiden”. - Samtykket skal være informeret.
Dette betyder, at udlejer skal efterleve udlejers lovpligtige oplysningsforpligtelse senest samtidig med, at lejer giver sit samtykke.
Når udlejer har fået samtykke til at behandle lejers CPR-nummer, er det vigtigt at være opmærksom på, at udlejer udelukkende har samtykke til at behandle CPR-nummeret til de formål, som udlejer har oplyst. Hvis udlejer således har oplyst, at CPR-nummeret skal anvendes til at tilmelde lejer til et elselskab, skal udlejer slette CPR-nummeret, når lejeren er blevet tilmeldt elselskabet.
Hvis udlejer har et konkret behov for at behandle lejers CPR-nummer for at kunne forfølge et retskrav, kan denne behandling ske uden lejers samtykke, men det er vigtigt at være opmærksom på, at der skal være tale om et konkret behov for at forfølge et retskrav og ikke blot et eventuelt fremtidigt behov.
Du kan læse mere om reglerne for udlejers behandling af personoplysninger her: Hvad gør udlejer med persondata?
