Tilbage i maj 2020 vedtog Folketinget en række ændringer til selskabs- og virksomhedslovgivningen, der populært kaldes ”Kontrolpakken”. Nogle af hovedoverskrifterne i den såkaldte Kontrolpakke er, at selskaber efter selskabsloven og virksomheder efter erhvervsvirksomhedsloven pålægges en pligt til opbevaring af henholdsvis selskabs- og virksomhedsdokumenter, og at Erhvervsstyrelsen er tillagt en række kontrol- og sanktionsbeføjelser, hvis reglerne i Kontrolpakken ikke efterleves. I denne artikel stiller vi skarpt på reglerne for kapitalselskabers opbevaring af selskabsdokumenter i henhold til selskabsloven.
Hvad er et selskabsdokument?
Med Kontrolpakken blev indført et nyt begreb, ”selskabsdokumenter”. Begrebet er i selskabslovens § 5, nr. 30 defineret således:
”De dokumenter og bilag som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf”.
Med andre ord skal et kapitalselskab opbevare dokumenter, der udarbejdes efter selskabsloven, herunder dokumenter der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til anmeldelsesbekendtgørelsen. Frivilligt udarbejdede dokumenter i tilknytning til en selskabsretlig beslutning eller frivilligt udarbejdede bilag til et selskabsdokument er ligeledes at betragte som et selskabsdokument og dermed omfattet af opbevaringspligten.
Begrebet ”selskabsdokumenter” omfatter bl.a. følgende dokumenter:
- Stiftelsesdokumenter, vedtægter og ejerbog
- Forretningsorden
- Generalforsamlingsprotokollater og bestyrelsesreferater
- Dokumenter udarbejdet af revisor i henhold til selskabsloven, f.eks. en åbningsbalance, vurderingsberetning eller årsrapport.
Hvem påhviler opbevaringspligten?
Pligten til opbevaring af selskabsdokumenter påhviler efter selskabsloven ”kapitalselskabet”. Efter selskabsloven omfatter ”kapitalselskab” både anpartsselskaber (ApS), aktieselskaber (A/S) og partnerselskaber (P/S).
Hvem skal sørge for opbevaring på vegne af selskabet?
Det påhviler selskabets direktion at opbevare selskabets selskabsdokumenter.
Bestyrelsen skal samtidig påse, at direktionens opbevaring af selskabsdokumenter sker på en tilfredsstillende måde. I praksis anbefaler vi, at bestyrelsen optager det på dagsordenen på et bestyrelsesmøde én gang årligt.
Når en direktion fratræder, skal den fratrædende direktion sørge for, at opbevaringspligten for selskabsdokumenter iagttages frem til fratrædelsestidspunktet, og at den tiltrædende direktion modtager selskabsdokumenterne fra den fratrædende direktion.
Hvis et selskab ophører, påhviler opbevaringspligten som udgangspunkt den senest registrerede direktion. Der gælder dog en række undtagelser hertil. Hvis et selskab f.eks. ophører ved likvidation, påhviler opbevaringspligten den registrerede likvidator, og ophører et selskab ved konkurs, påhviler opbevaringspligten tilsvarende kurator.
Hvor længe skal selskabsdokumenter opbevares?
Et selskabsdokument skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumentet vedrører.
Hvordan skal selskabsdokumenterne opbevares?
Direktionen har ansvaret for, at opbevaringen af selskabsdokumenter sker på en måde, så hvert enkelt selskabsdokument kan fremfindes entydigt og selvstændigt i hele opbevaringsperioden. Selskabsdokumenter skal endvidere opbevares på betryggende vis, hvilket indebærer, at et selskabsdokument i rimeligt omfang beskyttes mod tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse og bortskaffelse, f.eks. ved brand, tyveri m.v.
Selskabsdokumenter kan både opbevares digitalt og fysisk, ligesom et selskab kan få tredjemand til at opbevare sine selskabsdokumenter. Det er dog et krav, at direktionen altid kan gøre selskabsdokumenterne tilgængelige for offentlige myndigheder i klar skrift og læsbarhed.
Hvornår er opbevaring af selskabsdokumenter mangelfuld?
Erhvervsstyrelsen har fået til opgave at påse, at selskaber efterlever den nye opbevaringspligt. Erhvervsstyrelsen vil anse opbevaringspligten for tilsidesat i følgende tilfælde:
- Selskabsdokumenter er slet ikke opbevaret (f.eks. et dokument slet ikke er opbevaret).
- Opbevaringen af selskabsdokumenter er mangelfuld (f.eks. et dokument er opbevaret på en sådan måde, at der ikke er mulighed for en selvstændig og entydig fremfinding af dokumentet).
- De opbevarede selskabsdokumenter er mangelfulde (f.eks. hvis et generalforsamlingsprotokollat ikke er underskrevet af dirigenten).
Hvad er konsekvensen af mangelfuld opbevaring?
Ved mangelfuld opbevaring af selskabsdokumenter har Erhvervsstyrelsen følgende sanktionsmuligheder:
- At pålægge selskabet en bøde.
- At pålægge selskabet at betale udgifter til indhentelse af erklæring.
- At tvangsopløse selskabet.
Kontrolpakken har som overordnet målsætning at sikre, at danske selskaber og virksomheder drives lovligt og gennemsigtigt. Kan et selskab efter Erhvervsstyrelsens opfattelse ikke fremlægge fornøden dokumentation for en sådan lovlig og gennemsigtig drift, kan Erhvervsstyrelsen som strengeste sanktion anmode skifteretten om at tvangsopløse selskabet.
Er et selskab i risiko for tvangsopløsning, er det almindelig praksis fra Erhvervsstyrelsens side, at selskabet får en frist på 4 uger til at berigtige det forhold, der har medført, at selskabet er i risiko for at blive tvangsopløst, inden selskabet anmeldes til tvangsopløsning. Denne praksis forventes tilsvarende at gælde i de tilfælde, hvor et selskab er i risiko for at blive tvangsopløst som følge af, at selskabet har tilsidesat opbevaringspligten.
Ikrafttræden
Kontrolpakken trådte i kraft den 1. januar 2021. Bestemmelserne om opbevaringspligt for selskabsdokumenter har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.
Spørg CLEMENS Advokatfirma
Har du spørgsmål til opbevaring af selskabsdokumenter, er du velkommen til at kontakte en af vores specialister.