Advokat Tommi Hjelmdal Ahrenholt bistår ofte virksomheder i forbindelse med større anlægsinvesteringer i maskiner og tekniske anlæg.
Mange maskinleverancer ender med at blive dyrere end forventet. Det gælder ikke kun i forhold til selve anlægsinvesteringen men også i forhold til købers driftsøkonomi efter aflevering. Derudover opstår der ofte tvister mellem parterne, fordi aftalegrundlaget ikke er klart nok.
Det kræver grundig forberedelse og en gennemarbejdet aftale at regulere en maskinleverance, uanset om der er tale om en hel produktionslinje til flere hundrede millioner eller blot en enkelt maskine, som skal indgå i en større helhed.
I fagmagasinet “Optimering” giver Tommi Hjelmdal Ahrenholt et kort rids over de problemstillinger han typisk møder i praksis. Læs med her:
Mange tvister og retssager kunne undgås med bedre forberedelse og rådgivning, før kontrakter om maskinleverancer underskrives.
Mange virksomheder kender problemstillingen: En ny maskine lever slet ikke op til det forventede. Maskinen producerer ikke det styktal, den skal. Produkterne lever ikke op til den forventede kvalitet. Der er alt for mange produktionsstop og nedbrud. Energiforbruget er meget højere end forventet, og generelt er business casen ikke som budgetteret.
Kunden standser projektet og kræver et afslag i købesummen eller en økonomisk kompensation fra maskinleverandøren, som omvendt fastholder, at alt er som aftalt. Resultatet bliver, at kunden tilbageholder betalingen til maskinleverandøren, som til gengæld indstiller færdiggørelsen af maskinen. Begge parter er utilfredse, og der er ikke udsigt til en succesfuld aflevering. Det er ofte først på dette tidspunkt, at advokaten involveres.
Maskinleverancer er et område, som trænger til øget bevågenhed hos både købere og leverandører. Der er en række klassiske problemstillinger, jeg møder gang på gang, og som kunne være undgået, hvis parterne havde brugt tid og ressourcer på at afstemme forventninger og juridiske vilkår fra starten« siger advokat Tommi Hjelmdal Ahrenholt, som i over ti år har beskæftiget sig med maskinleverancer på både kunde- og leverandørsiden.
Gang på gang ser han, at parterne opfatter indholdet af deres aftale vidt forskelligt, fordi de ikke har afstemt forventningerne til hinanden og nedfældet dem i feks kontrakter om maskinleverancer.
En kontrakt skrives på forkant
De gode kontrakter om maskinleverancer skrives af parterne, før projekter sættes i gang og udtrykker parternes fælles aftale – både i forhold til de juridiske vilkår og i forhold til de tekniske specifikationer og krav. Det kræver en erfaren advokat at skrive en god kontrakt inden for den juridiske del, og det kræver en detaljeret forventningsafstemning mellem leverandør og køber at beskrive den tekniske del.
“I praksis oplever jeg meget ofte, at der ikke er skrevet nogen egentlig kontrakt. Køber har typisk beskrevet sine tekniske krav i en kravspecifikation, og leverandøren har beskrevet sin maskine og prisen i et tilbud. De to dokumenter beskriver sådan set begge den maskine, der skal leveres, men de er ikke blevet afstemt med hinanden og har derfor ofte et meget forskelligt indhold. Begge dokumenter er blevet underskrevet af parterne sammen med de mest basale juridiske vilkår som for eksempel leveringstidspunkt og betalingsbetingelser,« siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
“Gode kontrakter om maskinleverancer kan ikke erstattes af selv nok så mange e-mails. Jeg har oplevet, at der i løbet af et projekt er sendt flere hundrede e-mails frem og tilbage mellem parternes tekniske projektledere.”
“En stor del af disse e-mails indeholder ofte ændringer og præciseringer vedrørende maskinens udformning og egenskaber. Problemet er bare, at de udveksles undervejs i projektet for at løse konkrete, enkeltstående problemer, som parterne er stødt på, og at de ikke tager hensyn til de juridiske konsekvenser mellem parterne,« siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
Hvad er egentlig aftalt?
Når tvisten opstår, er det ofte umuligt at afgøre, hvad parterne egentlig har aftalt.
Tommi Hjelmdal Ahrenholt oplever derfor også ofte, at den største udfordring i retssager er at fastlægge, hvad der egentlig er aftalt.
“Udgangspunktet er ofte en kravspecifikation og et tilbud, som indeholder store forskelle, fordi de aldrig er blevet afstemt og tilpasset hinanden. Dernæst må der som regel fremlægges et stort antal e-mails, som ikke sjældent peger i hver sin retning, fordi de er udvekslet undervejs og uden blik for det samlede billede. Resultatet bliver ofte utilfredsstillende, fordi dommeren ikke har noget helt klart grundlag for sin afgørelse. Det bliver mere et spørgsmål om tilfældigheder, og hvilken part der har ført det stærkeste bevis,« udtaler Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
Gode kontrakter om maskinleverancer løser ifølge advokaten to væsentlige behov: For det første afklarer kontrakten de juridiske spilleregler mellem parterne, og for det andet er kontrakten med til at afstemme parternes indbyrdes forventninger til maskinens tekniske egenskaber. Den erfarne advokat bidrager ikke kun til den juriske del.
Selvom kontrakten indeholder en lang række tekniske detaljer og specifikationer, skal den erfarne advokat kunne forholde sig kritisk til indholdet. Faktum er jo, at det i langt de fleste tilfælde kan blive advokater og en dommer, der skal fortolke kontrakten i sin helhed. “Jeg ser det som en helt naturlig del af min rådgivning, at jeg forholder mig kritisk til de tekniske dele af kontrakten og sikrer mig, at i hvert fald de væsentligste kriterier for leverancen kan måles, vejes og afprøves. Ellers vil det være umuligt at gennemføre en afleveringsprøve og sikre, at der er leveret som aftalt,« siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
Hvem har ansvaret?
En anden væsentlig ulempe ved, at der ofte ikke udarbejdes en tilstrækkelig kontrakt er, at der ikke er taget klar stilling til, hvem af parterne der bærer ansvaret for, at maskinleverancen faktisk opfylder det formål, som den er indkøbt til.
“Grundlæggende kan en maskinleverance enten gennemføres som en såkaldt turn-key leverance eller som det, jeg kalder en komponentleverance. Ved en turn-key leverance bærer leverandøren ansvaret for leverancen som helhed og dermed for, at leverancen har den overordnede funktionalitet, som er aftalt. Ved en komponentleverance er leverandørens ansvar derimod blot at levere de komponenter og dele, som er specificeret, medens ansvaret for at det hele fungerer sammen ligger hos køber. Forskellen er meget stor og ofte afgørende for udfaldet af en retssag mellem parterne, når det viser sig, at maskinen ikke løser købers problem tilfredsstillende,« udtaler Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
Problemerne handler ikke kun om jura.
“Mange købere har stor teknisk indsigt i deres eget produktionsapparat og de tekniske krav, de stiller til deres leverandører. Det kan være en stor fordel, men det viser sig ofte at være en ulempe, hvis det ikke bruges rigtigt. Jeg oplever ofte, at det er køber, der har dikteret en lang række af maskinens tekniske dele og egenskaber; for eksempel fordi køber har stor erfaring med anvendelse af samme type maskine,« siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
Det rigtige snit i aftalen
Problemet er ifølge advokaten, at køber risikerer at overtage ansvaret for maskinens samlede funktionalitet, fordi det reelt er køber, der har projekteret dele af maskinen.
“Det er i disse situationer helt afgørende, at de juridiske dele af kontrakter om maskinleverancer er udformet helt rigtigt«, siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
“Fra købers side er den ideelle kravspecifikation meget kort, og den beskriver grundlæggende kun det problem eller den opgave, som leverandørens leverance skal løse. Derudover beskriver kontrakten de regler, som leverancen skal opfylde og de målbare kriterier, som leverancen skal opfylde. Resten er op til leverandøren, og der kan ikke ske aflevering, før købers problem er løst korrekt – uanset hvad det så måtte kræve fra leverandøren,« forklarer Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
Sådan er det sjældent i praksis, men ifølge advokaten er det en vigtig huskeregel at have for øje som køber. Det er op til køber at beskrive sit behov, og det er op til leverandøren af beskrive og opfylde løsningen af behovet. Så snart der sker en sammenblanding af disse to roller, bliver det vanskeligt at placere et ansvar hos leverandøren, blot fordi leverancen ikke lever op til købers forventninger.
“Gennemarbejdede kontrakter om maskinleverancer kan lægge det rigtige snit for fordelingen af ansvaret mellem parterne og samtidigt hjælpe parterne med at stille skarpt på de dele af leverancen, som er de væsentlige,« siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
”Find fem fejl”
Gennem sin mangeårige erfaring inden for området har Tommi Hjelmdal Ahrenholt bistået en lang række virksomheder i forbindelse med tvister vedrørende maskinleverancer. Blandt de hyppige årsager til retssager mellem leverandører og købere nævner Tommi Hjelmdal Ahrenholt følgende eksempler:
Ophævelse af kontrakter om maskinleverancer
Der bruges for mange kræfter på at regulere i kontrakten, hvornår en part kan ophæve samarbejdet. Typisk er der tale om store og komplicerede maskiner, som man ikke bare kan pakke sammen og tage med hjem igen. Desuden indtræder betingelserne for at kunne ophæve først langt henne i forløbet, hvor begge parter er afhængige af, at leverancen bliver en succes. Leverandøren har brugt store ressourcer, og køber har budgetteret med, at maskinen kan tages i brug til aftalt tid. Det vil derfor typisk indebære enorme økonomiske tab for begge parter at ophæve handlen, så det kort trækkes meget sjældent.
Målbare kriterier
Køber har som regel en række krav til, hvordan maskinen skal opføre sig i forhold til for eksempel hastighed, oppetid, temperatur, tryk, fejlprocent og så videre. Problemet er bare ofte, at disse krav kun er beskrevet i købers kravspecifikation. Der er derfor ikke afgivet juridiske garantier vedrørende kriterierne, og det er ikke beskrevet i kontrakten, at maskinens opfyldelse af kriterierne skal måles på afleveringen. Konsekvensen er, at køber får meget svært ved at rejse krav over for leverandøren, fordi maskinen ofte vil blive betragtet som afleveret i mangelfri stand på tidspunktet for købers ibrugtagning.
Drift og vedligehold
I en tid hvor kravene til effektivitet og omkostninger er skrappere end nogensinde, er der tilbøjelighed til, at køber vælger løsninger ud fra laveste pris og uden at tage højde for den samlede driftsøkonomi over tid. Det kan blive dyrt på den lange bane, hvis man som køber, ikke sikrer sig nogle klare grænser for omkostningerne ved maskinens energiforbrug, servicering, sliddele og reservedele. Selve anlægsinvesteringen kan ligge fint inden for budget, men ofte viser driftsøkonomien sig at være dyrere end forventet, fordi den ikke har været et parameter i parternes forhandlinger.
Garantier
Der bruges for få kræfter på at forhandle og formulere præcise garantier for maskinen. Garantier skal være målbare og meget præcise og konkrete i deres formulering, hvis de skal kunne anvendes under en tvist. Hovedreglen i dansk ret er, at garantier fortolkes indskrænkende, og derfor bør en køber lade en advokat sikre, at garantierne er formuleret rigtigt, og at kontrakten giver køber de rigtige redskaber over for leverandøren, hvis maskinen skulle vise sig at fejle.
Overtagelse
Begreberne ”overtagelse” og ”aflevering” har stor betydning i dansk ret, og i de fleste kontrakter tillægges de væsentligt fokus. Det er som regel på dette tidspunkt, at maskinen skal fungere 100 procent og samtidig det tidspunkt, hvor sidste rate betales til leverandøren. Derudover markerer overtagelsen det tidspunkt, hvor det skal afgøres, om maskinen lider af fejl eller mangler. Det er derfor også afgørende, at begge parter er klar over, hvornår overtagelsen sker. Udfordringen er i praksis, at store leverancer, som for eksempel kræver indkøring over længere tid typisk vil kunne køre kommerciel drift et stykke tid før egentlig aflevering. Derfor aftaler parterne ofte, at køber kan igangsætte kommerciel drift før tid, medens leverandøren gør maskinen færdig. I den situation vil maskinen efter dansk ret blive anset for afleveret i mangelfri stand, selvom parterne ikke har afholdt en egentlig afleveringsforretning.
Denne retsstilling kommer bag på de fleste købere, og det kan få alvorlige konsekvenser for en køber, der har påbegyndt drift på en maskine, som slet ikke lever op til købers krav. En god kontrakt kan afhjælpe problemet.
Manglende kontraktstyring
Selv i den situation, hvor parterne har brugt ressourcer på at få udarbejdet en kontrakt, oplever advokaten ofte, at kontrakten ikke bruges.
“Jeg hører tit flosklen om, at en kontrakt bør blive i skuffen, indtil man måtte blive uenig. Intet kunne være mere forkert, og især for større maskinleverancer, som løber over længere tid, er det helt afgørende, at kontrakten bruges som et redskab til at styre leverancen på begge sider af bordet. Det handler jo ikke om at slå hinanden i hovedet og skabe en dårlig stemning. Det handler derimod om, at begge parter sikrer sig, at kontrakten opfyldes efter sin ordlyd hele vejen igennem. Det nytter ikke noget, at man først måneder efter aflevering opdager, at væsentlige dele af kontrakten ikke er opfyldt. Dels vil aflevering være gennemført, og dels vil køber efter al sandsynlighed blive anset for at have udvist passivitet,« siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
Et andet stærkt argument for at bruge kontrakten som et aktivt styringsredskab er, at fejl og uoverensstemmelser opdages i tide, så de kan udbedres eller korrigeres uden de store omkostninger. Samtidigt vil parterne være mere bevidste om, hvornår kontrakten eventuelt fraviges undervejs, og det kan vise sig helt afgørende ved afleveringen.
“Jeg har flere gange deltaget i afleveringsforretninger, hvor maskinen på byggepladsen ikke stemmer med kontrakten, selvom begge parter er i den tro. Det kan for eksempel betyde, at maskinen ikke kan afprøves efter de kriterier, som kontrakten foreskriver, eller at maskinen ikke opfylder de kriterier for overtagelse, som kontrakten indeholder. Er parterne den mindste smule uenige om maskinens egnethed til overtagelse, kan denne situation meget vel ende i en retssag,« siger han videre.
Retssager med to tabere – Retssager er dyre og tager lang tid.
Det er dyrt at føre retssag, og det kræver mange interne ressourcer hos begge parter. Det største problem ved denne type leverancer er dog, at en retssag sjældent løser problemet. Selv hvis køber får ret i et krav om, at maskinen ikke er som aftalt, vil resultatet som regel være en økonomisk kompensation. Køber står stadigvæk med en maskine, som måske har kostet mange millioner, og som aldrig vil komme til at opfylde købers behov,« siger Tommi Hjelmdal Ahrenholt.
“Det kan virke oplagt for advokaten at anbefale advokatbistand. Ikke desto mindre er det min klare erfaring inden for dette område, at en investering i rådgivning inden underskrift generelt er betydeligt lavere end udgiften til at forsøge at redde et kuldsejlet projekt og måske føre en langstrakt retssag«, slutter Tommi Hjelmdal Ahrenholt.